Guía completa a los métodos Lean & Agile: definiciones, herramientas, libros y páginas web

La exigencia de gestionar procesos, grupos de trabajo y proyectos se difunde cada vez más en el mundo empresarial. A menudo es necesario optimizar las fases de proyectación y producción de bienes o la erogación de servicios para responder a criterios de velocidad, simplificación y eficiencia.

La filosofía Lean y Agile como base de los procesos

Los términos Lean y Agile se usan a menudo juntos. De hecho, se trata de dos elaboraciones conceptuales distintas que se concretizan a continuación en metodologías procesuales, cada vez más difusas en el ámbito de la gestión de proyectos. Estas cuentan con muchos elementos en común, pero también con algunas diferencias.

Qué es la Gestión Lean

La "gestión esbelta" de un proceso es el objetivo de los principios Lean, cuya aplicación permite maximizar el valor reduciendo al mínimo las pérdidas. En otras palabras, se quiere crear más valor para el cliente usando menos recursos en términos de tiempo, materias primas y costes. Lean nació como proceso productivo, pero hoy el enfoque Lean está difundido en el mundo productivo y en el de los servicios.

La historia de Lean

Tras las Segunda Guerra Mundial, Japón se tuvo que enfrentar a una fuerte carestía de recursos y a la exigencia de reconstruir las zonas industriales. Los Estados Unidos enviaron expertos para reconstruir las capacidades productivas del país. Entre estos se encontraba W. Edwards Deming, un asesor de dirección cuyas ideas sobre el control de la calidad fueron muy apreciadas por las empresas. Así, Toyota empezó a aplicar el concepto de Just in Time (JIT). Esta técnica tiene como objetivo el aumento de la eficiencia reduciendo la cantidad de materiales útiles para la producción y optimizando las cantidades justo antes de que sean necesarias en la fase sucesiva del proceso. El método JIT no se utiliza exclusivamente en la producción: la técnica se aplica en cualquier situación en la que un proveedor entrega materiales utilizando un plazo determinado para la demanda del cliente. El éxito de JIT depende de la capacidad de sincronizar y coordinar las fases del proceso de producción de modo que los materiales y los productos estén donde tienen que estar, cuando tienen que resultar presentes.

Las ventajas de la aplicación de la Gestión Lean

Las ventajas directas de esta metodología se configuran en tiempos de entrega reducidos, porque se eliminan pasos sin valor añadido, pero también costes operativos reducidos. Los principios Lean se centran en la eliminación de actividades innecesarias, como existencias, espacios de trabajo y recursos humanos, todo para aumentar la eficiencia y reducir los costes. La reducción de los gastos mejora la calidad de los productos y de los servicios en favor del cliente. De hecho, Lean es una filosofía centrada en el cliente y mejoradora de la calidad del producto final. El consumidor también se beneficia de un mejor servicio de asistencia y de los procesos de ayuda, manteniendo un equilibrio entre oferta y demanda. Otra importante ventaja de Lean se encuentra al interno de la organización. Los líderes del pensamiento esbelto consiguen implicar a las personas en el proceso de mejora. De este modo, la satisfacción y la fidelización de los dependientes mejoran gracias a los resultados. Los dependientes motivados, factor clave del Lean Manufacturing, son en general más flexibles y aprovechan las ventajas de un ambiente de trabajo más seguro, en el que se han reducido los riesgos.

Qué es el método Agile

Con el término Agile se define un modelo de planificación que convierte en funcional el trabajo de equipo. Agile distribuye las responsabilidades entre los componentes del grupo de trabajo y gestiona la organización del trabajo de cada uno.

La historia del modelo Agile

La metodología Agile es más reciente que la de Lean. Esta nace como filosofía para el desarrollo de los softwares en los primeros años 2000. Así, se ha extendido también a otros sectores y se contrapone al clásico modelo "a cascada" (waterfall), que presupone una secuencia de acciones claramente definida que cumplirán varios sujetos antes de la realización de un producto o servicio.

Los teóricos del "Manifiesto Agile" lo han fundado sobre cuatro valores:

• La atención se debería concentrar más en los individuos y en las interactuaciones, en lugar de hacerlo en los procesos e instrumentos
• El software de trabajo es más importante que la documentación completa
• La colaboración con el cliente es crucial frente a la negociación del contrato
• El proceso debería responder al cambio en lugar de vincularse a un plano.

Las ventajas de la aplicación del método Agile en la empresa

El método Agile introduce un método de Gestión de Proyectos que permite realizar un proyecto por fases, denominadas ciclos de desarrollo o "sprints", y cada una de ellas se centra en nuevas funciones. Al cliente se le muestra, en general, el trabajo desarrollado de forma continua, para comprobar su grado de satisfacción. Por lo tanto, es posible aportar modificaciones con extrema velocidad, evitando así el fracaso de un proyecto ya terminado. De este modo se incrementa la eficiencia del grupo de trabajo y, con ella, la productividad.

La adopción del método Agile comporta cambios en la estructura organizativa de los equipos, en la planificación del trabajo y en la cultura empresarial. Agile permite alcanzar la reactividad, con costes y tiempos previamente fijados, y con el objetivo de valorizar la propia actividad.

La difusión de los principios Lean y Agile

Desde hace por lo menos 20 años, el pensamiento Agile y el "esbelto" se han difundido mucho entre las empresas. Lo confirma el 12º Informe sobre la difusión de los principios Agile, publicado por el Collabnet en 2018, elaborado a través de la suministración de cuestionarios a aproximadamente 1.500 empresas de todas las dimensiones y sectores, en todos los continentes, con menos de 100 dependientes hasta más de 20.000. El informe evidencia que un 97% de las empresas participantes ha declarado haber introducido en la empresa el método Agile. El 88% de estas ha introducido la planificación "sprint", y cada una de ellas dura en general de una a cuatro semanas. Las ventajas declaradas por las empresas son notables y surge de los cuestionarios que consisten para el:

• 57% en la satisfacción del cliente
• 55% en los tiempos de entrega ciertos
• 53% en el aumento de valor para la empresa
• 47% en la mejora de la calidad del producto

El 98% de las empresas entrevistadas también ha señalado que Agile ha aumentado el porcentaje de éxito de los productos, mientras que el 74% ha señalado que la adopción de los principios Agile les ha permitido que más de la mitad de los productos resulten exitosos.

También están muy difundidos los principios del Lean. El "pensamiento esbelto" se utiliza sobre todo en el sector automovilístico, pero también en la gestión eficiente de proyectos y en el mundo de las empresas incipientes. Según algunos expertos, Dropbox –la herramienta de archivo en nube- pasó en poco tiempo de 150.000 usuarios a más de 4 millones en 2012, precisamente porque se utilizaba para la gestión principal de proyectos. Actualmente, el sistema de archivo cuenta con 500 millones de usuarios y viene ampliamente utilizado, junto a Google Drive.

Las diferencias entre las dos teorías, Lean y Agile

El enfoque Lean se centra sobre todo en la reducción de los gastos y se propone para eliminar del proceso todo lo que no comporta valor al cliente y, por lo tanto, tampoco a la empresa. Taiichi Ohno, teórico de Lean Thinking, identificó los gastos en los llamados MUDA, es decir, las fases y actividades que emplean recursos pero no añaden ningún valor al producto y, por consiguiente, al cliente.

Agile, nacido sobre todo para acelerar y aumentar la eficiencia del desarrollo de software, se propone eliminar el proceso "a cascada", que empeñaba por lo menos el 40% del tiempo de desarrollo en la individualización de los requisitos, en un modelo en el que las características se definen a lo largo del desarrollo del software. El enfoque es interactivo, ya que la solución se alcanza a través de fases repetidas y mejorando las precedentes y, gradualmente, trabajando solo en las partes que todavía se deben optimizar.

Un caso de estudio: Lean y Agile para Getty Images

Getty Images, una de las más famosas plataformas para la adquisición de imágenes, hace años tuvo que enfrentarse al cambio de una plataforma tecnológica que ya no era adecuada. Los procesos y las tecnologías se habían superado y los directores tenían que sustituir la plataforma propietaria, que estaba ralentizando el éxito del comercio electrónico.

Por lo tanto, Getty Images tuvo que reconstruir desde cero la página web principal y todos los sistemas de elaboración administrativos primarios. La gestión de la librería, las etiquetas de cada imagen y el motor de búsqueda interno tenían que sustituirse completamente por una nueva plataforma. Se trataba fundamentalmente de sustituir todo el proceso a la base de un negocio millonario, con los riesgos consecuentes.

Así, se elaboró el proyecto "Web Vision", con más de 20 equipos de proyecto y 150 personas a las que coordinar. En tres años, uno más de cuanto previsto, se lanzó la nueva plataforma. Rápidamente se notó que las prestaciones eran muy escasas. La página era extremadamente lenta desde el punto de vista del usuario final y muchas de las características introducidas no respondían a las necesidades del usuario. Los clientes no estaban nada satisfechos y muchos se mudaron a bancos de imágenes gestionados por la competencia. La dirección decidió entonces buscar una solución verdaderamente innovadora. Los directores, buscando las mejores propuestas, participaron en una conferencia Lean & Agile, en enero de 2008, y se convencieron de la aplicación de esta metodología para gestionar su problema.

Las primeras fases del nuevo proyecto de Getty Images

El primer enfoque permitió individualizar las trabas del método de desarrollo de la plataforma como inadecuada, necesitando más de un mes para modificar una sola línea de código, entre valoraciones y permisos por parte de la dirección. En aquella época, cada uno de los numerosos departamentos contaba con un Vicepresidente, técnicos, directores de proyecto y consulentes de calidad, con procesos en cascada caracterizados por gastos y falta de eficiencia.

Entonces se decidió introducir el método Scrum– descrito más adelante –en el trabajo del equipo del único Director que contaba con experiencia con el método Agile, para transformar el proceso de desarrollo "waterfall" como un método eficiente. El equipo en cuestión era interdisciplinario, compuesto por desarrolladores, evaluadores y un Director de Proyecto. Se fijaron los objetivos y las fechas de entrega, con reuniones cotidianas para optimizar el proceso.

Al vencimiento del primer sprint, el equipo presentó a los accionistas y a los directivos la primera versión del software. Todos se entusiasmaron por las presentaciones del nuevo motor de búsqueda, realizado en un solo mes.

El grupo de investigación siguió trabajando con objetivos fijados a cuatro semanas y presentaciones mensuales. Al mismo tiempo, otros equipos de desarrollo empezaron a participar en las demostraciones, cada vez más frecuentadas incluso por directivos ejecutivos, directores de programa y cualquier persona que estuviese interesada en conocer lo que estaba sucediendo con el desarrollo. Scrum y Agile, gracias a la asunción de un segundo experto en estas metodologías, se habían asentado en Getty Images. El equipo ejecutivo estaba finalmente listo para algunos grandes cambios de proceso. En enero de 2008, Getty Images organizó un curso interno y todos los directivos de los equipos acogieron los nuevos principios y las metodologías de trabajo.

El problema que surgió es que hasta ese momento los equipos trabajaban en cascada. Por lo tanto, era necesario introducir los principios de Lead & Agile al mismo tiempo. Se tenían que crear equipos independientes e interfuncionales. Todos los nuevos grupos de trabajo se compusieron por desarrolladores y examinadores, guiados por un único director. Se asignó a cada equipo el desarrollo de un particular producto, de forma vertical. El Director de Proyectos pasó de ser un gestor de proyectos a un responsable de producto. Los vencimientos semanales de los sprint y la formación sobre los procesos Lean y Agile fueron las claves de la transformación del trabajo de los grupos y del éxito de la plataforma elaborada por los equipos.

Actualmente, en Getty Images se sigue gestionando la actividad a través de la aplicación de los principios Lean & Agile y de las metodologías Scrum y Kanban, habiendo sido aplicada también esta última por primera vez en Toyota, cuya adopción ha modificado el trabajo subdividido en sprint semanales con un flujo continuo de desarrollo.

Los métodos Lean & Agile más difusos

Si Lead y Agile son dos teorías, a estas se han vinculado las infraestructuras digitales que hacen que los principios resulten aplicables.

Kaizen

Es imposible hablar de Lean sin presentar Kaizen, la metodología operativa de referencia. La palabra japonesa kaizen se traduce como "mejora". En el ámbito industrial y de desarrollo de producto, Kaizen consiste en la mejora continua. Esta debe afectar a toda la organización empresarial, desde la dirección a todas las demás figuras profesionales. Generalmente, el concepto no se aplicaba en las empresas occidentales, en las que los procesos se optimizaban con mayor lentitud. De hecho, algunas líneas de producto podían estar activas durante años, sin sufrir ningún tipo de eficiencia y, sucesivamente, modificadas con altas inversiones e innovación tecnológica. Sin embargo, el método Kaizen necesita una fuerte participación de los dependientes, a los que se les pide desarrollar el espíritu crítico y analizar continuamente las fases de los procesos que se les ha encargado.

Scrum

Al pensamiento Agile se une el método Scrum. El término reclama la posición de un equipo de rugby que antes de jugar se compacta en una especie de abrazo colectivo. Scrum es un método veloz y eficaz para valorizar un proyecto. Este garantiza la máxima transparencia y colaboración dentro de un grupo de trabajo así como entre los varios equipos, y se aplica a proyectos de todos los sectores. Sustancialmente se trata de regular el esfuerzo colaborativo y creativo a través de una metodología que lo ordena y lo comparte.

Scrum se basa en equipos autogestionados que trabajan subdividiendo el trabajo en ciclos muy breves llamados sprint. Sustancialmente se crea una project backlog, una lista de problemas que se deben resolver, y un sprint backlog, que afecta a las actividades que se deben concluir en el sprint sucesivo, así como un DoD, acrónimo de "definition of Done". Este individualiza los criterios para que una fase del trabajo se considere completamente realizada. La progresión del trabajo se gestiona a través del Daily Scrum, un momento cotidiano de unos 15 minutos que sirve para programar la jornada de trabajo en base a los resultados de la precedente.

Las herramientas más difusas para aplicar los principios Lean

El pensamiento esbelto puede encontrar su foco de aplicación a través de herramientas creadas precisamente para que resulte aprovechable. Entre estos:

Trello

Desarrollador de Fog Creek Software, una herramienta gratuita. Ideal para estudiantes y equipos de trabajo, Trello permite obtener una visión general del estado de la proyectación, de los adjuntos y del flujo de las actividades. Se pueden introducir los Avatares de los miembros y colaborar en tiempo real. Trello permite el envío de mensajes a los miembros del equipo y genera sondeos, cuenta con una aplicación y se integra fácilmente con Dropbox y Google Drive.

LeanKit

El principal competidor de Trello permite gestionar proyectos y discusiones internas del equipo de trabajo. Se subdivide en áreas de trabajo y ofrece un tablón que permite desplazar cada uno de los recuadros, colorearlo, introducir un plazo de entrega y prever muchas otras funciones. Se prevé una prueba de 30 días, tras los cuales la herramienta será de pago.

Las mejores herramientas para el método Agile

La aplicación del método Agile comporta el empleo de herramientas para la Dirección de Proyectos. En este campo son muchos los instrumentos a disposición. Entre todos, están muy difundidos:

Atlassian JIRA

Se trata de uno de los mejores instrumentos de Dirección de Proyectos utilizados por los equipos Agile. Hay Scrum Board personalizables a disposición, que se pueden adaptar al flujo de trabajo de cada equipo. Estas pizarras virtuales permiten visualizar todo el trabajo en un sprint, gestionando el backlog - las cosas que se tienen que hacer - y los vencimientos previstos. Las actividades de los sprints se muestran en tiempo real con la ayuda de diagramas de flujo, gráficos que muestran la velocidad del trabajo y se integran con más de 1.000 componentes añadidos y la aplicación de referencia.

Asana

Se trata de una plataforma para la gestión de proyectos. El software es bastante intuitivo y sustituye los correos electrónicos internos con un sistema con listas de cosas pendientes y tareas subdividas en base a los proyectos. Asana facilita las conversaciones entre usuarios con emoticonos, el envío de enlaces y archivos desde Dropbox y Google Drive y la recepción de actualizaciones sin tener que usar el correo electrónico o el chat. La herramienta es de pago.

Las mejores guías y los libros sobre la Gestión Lean

Son numerosos los textos relativos al enfoque Lean, cuyos principios se han teorizado hace décadas. Entre los más recientes, cuentan con buenas recensiones:

1. Gemba Kaizen. Un enfoque de sentido común para una estrategia de mejora continua. Con las historias de las empresas italianas que lo han conseguido. Autor: Masaaki Imai, editor Franco Angeli

El texto describe las modalidades de inserción del método Kaizen en una empresa. Según el autor, el concepto de mejora continua puede adoptarse como si fuese una auténtica tecnología. En su segunda edición, el texto ofrece trucos para el crecimiento empresarial proponiendo un recorrido capaz de aportar mejoras día a día. Se describen casos de empresas internacionales y narra el crecimiento de algunas empresas italianas que han aplicado el Kaizen como acelerador para el desarrollo.

2. Agile project management. Overview delle principali metodologie Agile quali Scrum, XP, DSDM, Lean Software Development e guida all’esame di certificazione PMI-ACP, autor: David Corbucci, editor Franco Angelii

El libro pretende presentar las infraestructuras digitales y las metodologías Agile más eficaces, así como realizar un producto que resulte de valor para los usuarios. La ventaja es la de agilizar las fases de proyecto y la de modelarlas en base a las necesidades del cliente. La Gestión de Proyectos Agile recurre a metodologías para la gestión de los proyectos de todos los sectores. La publicación describe los soportes para Scrum, DSDM (Dynamics System Development Method), EVO (EVOlutionary Development), Crystal Clear, lean Software Development, y algunos más.

Las páginas de referencia para Lean y Agile

Obviamente, no faltan páginas especializadas que afectan a los principios y las aplicaciones del método Lean. A continuación se muestran los mejores:

1. Lean.org

La página de Lean Enterprise Institute, una asociación inglesa sin ánimo de lucro, tiene la misión de difundir el pensamiento y las metodologías Lean. El LEI realiza investigaciones, propone laboratorios didácticos, publica libros y libros electrónicos, organiza conferencias y comparte información práctica sobre el enfoque Lean. Una comunidad que aprecia el valor de los materiales propuestos en la página y en los eventos respalda la página.

2. Scruming.com

La página, gestionada por uno de los creadores de Scrum, presenta numerosos recursos para estar actualizado sobre el método de trabajo. En la página se publican artículos, guías y vídeo lecciones muy cuidados. Un blog para visitar.