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El paraíso con menos horas y más tiempo: 4 trucos de productividad para optimizar tu jornada laboral

Escrito por

Talent Garden

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Franz Drack es Growth Strategist y CMO en J. Hornig, una marca de café austriaca con una fuerte huella digital, y taggers de Talent Garden Vienna. Siguiendo el propósito de la compañía de “ayudar a las personas a aprovechar al máximo el tiempo”, nos proporciona información muy útil sobre cómo ser más efectivos y productivos en nuestro día a día. Especialmente en un momento en el que el trabajo en remoto y el smart working se ha extendido y cada vez está más aceptado, es aún más importante analizar nuestro propio ritmo de trabajo e identificar nuestros picos de productividad, ya queesto nos permitirá hacer más cosas en menos tiempo. Ya seas una persona madrugadora o prefieras trabajar de noche, Franz Drack tiene el truco perfecto para todos vosotros.

Antes de profundizar en los trucos de productividad, analicemos primero por qué no conseguimos hacer todo lo que queremos.

Cuando pensamos en reducir el tiempo de trabajo, deberíamos asumir que emplearemos el tiempo en cosas verdaderamente productivas, como ponerse al día con el trabajo, ganar más seguidores en redes sociales, preparar y lanzar una nueva estrategia o quizá incluso escribir tu primera novela. Sin embargo, seguramente se parezca más a esto: pasamos más tiempo en Youtube o Netflix, dedicamos horas a Instagram y dormimos la mitad del día. ¿Por qué nos resulta tan difícil tener esas metas ambiciosas en mente, pero cada día empleamos el tiempo de manera diferente? Dopamina. La dopamina es la sustancia que produce nuestro cerebro y nos genera la sensación del placer. Nuestro cerebro está programado para guiarnos a las experiencias que nos producen dopamina. Y aquí está el problema: hay cosas en nuestro día a día que producen dopamina mucho más rápido que otras, por ejemplo esas preciosas fotos que vemos al entrar en Instagram. A esto se le llama “gratificación onstantánea”. Y aunque escribir una novela también produce dopamina, es una satisfacción demorada porque lleva mucho más tiempo. No eres tú, es un negocio. Las Tecnologías de Gratificación Aleatoria son desarrolladas por cientíificos e ingenieros con el único propósito de proporcionarte gratificación instantánea. Es simplemente su modelo de negocio y es mejorado constantemente. Hace unos años Youtube introdujo la reroducción automática. Más tarde, el “scroll infinito” nos lo puso aún más fácil, y podíamos ver aún más contenido sin tener que hacer click en la página siguiente. Y los “Algoritmos de Exposición del Contenido” seleccionan el contenido de la página basándose en tus selecciones anteriores, resultando en una gratificación instantánea más alta, si cabe, lo que significa mayores niveles de dopamina.

Cómo cambiar esto: 4 trucos de productividad

1. BACE

Esta técnica te ayuda a empezar tu día (de trabajo) respondiendo las siguientes 4 preguntas clave:

(Body) Salud: ¿qué comida y qué ejercicio vas a realizar?
(Achievements) Logros: ¿cuál es la tarea principal del día?
(Connexions) Conexiones: ¿con quién debes hablar y sobre qué?
(Enjoyment) Placer: ¿Qué estás deseando hacer?

Haciendo este ejercicio por las mañanas no solo empezarás tu día de forma productiva, sino que reduce también el nivel de estrés. Te ayuda a prepararte para reuniones difíciles o encuentros que tendrás durante el día.

2. Golden Hour

Todos tenemos un ciclo natural de altibajos de energía a lo largo del día. Sin embargo, es importante saber que el máximo de horas 100% productivas al día se limita a unas 3 o 4. Pero, ¿cuándo son esas horas? Para muchas personas, estas “golden hours” se encuentran entre las 10 y las 12 (-2h si eres madrugador o +2 si eres de los que prefiere la tarde). Pero, por supuesto, cada persona es un mundo, así que la mejor forma de averiguar qué es lo que mejor te funciona es probar.

Un error que a menudo cometen als compañías es usar estas horas de máxima productividad para tener reuniones. El mejor momento para conectarse es de hecho por la tarde, entre las 4 y las 6. Así que si instauras este principio en tu equipo de trabajo, puede ayudar a incrementar el nivel de productividad de todo el equipo, ¡e incluso de toda la compañía!

3. Message in Stuff

Seguramente todo el mundo conoce este problema: tienes que hacer ese proyecto o tarea súper importante, pero al final terminas haciendo otras cosas menos importantes primero. Por ejemplo, tienes que trabajar si o si en el lanzamiento de una nueva propiedad de tu página web, pero por el contrario te pones a organizar los muebles. Para evitar este patrón en el futuro, coge un trozo de papel o post-it y echa un vistazo general a tus tareas de la semana. Esto te ayudará a saber si realmente no has tenido tiempo para lo importante. Cuando empiezas a trabajar en las tareas importantes, lo que sucede normalmente es que las tareas pequeñas de alguna manera se resuelven en el proceso y tu nivel de estrés desciende significativamente.

4. Plan de impacto

Este principio viene de empresas sociales que no se centran principalmente en la producción de un biien o servicio, sino que primero evalúan el impacto de las acciones y evalúan el por qué de sus acciones. Utiliza una herramienta de planificación que te resulte últil y planifica (valga la redundancia) las semanas marcha atrás, empezando por el viernes. Tomemos de ejemplo lo que mencionábamos anteriormente y digamos que quieres implementar una nueva propiedad en tu página web: puedes ubicar esta tarea al final de la semana, y luego mirar qué tienes que hacer los días anteriores para hacer que esto suceda. De esta forma, divides una tarea larga que lleva mucho tiempo en tareas pequeñas, haciendo más fácil la obtención de resultados y el ceñirte al plan. Normalmente, la mayoría de las tareas (grandes o pequeñas), llevan cierto tiempo de preparación. Añadir de forma proactiva tiempo de preparación los lunes o martes te ayudará a saber cómo avanzas en las tareas más pequeñas y en los principales objetivos, porque normalmente a mitad de semana hemos acumulado muchas otras tareas pequeñas que debemos realizar procedentes de otros compañeros, etc. y que no nos permiten encontrar tiempo para completar las metas que nos hemos marcado a nosotros mismos.

Dependiendo de lo lejos que quieras llegar, también puedes añadir tareas de conexión específicas a tu planificación, como llamar a una persona de la que necesitas información para completar una tarea. La planificación de impacto además es muy fácil de combinar con el BACE diario, además de ser muy útil para la planificación mensual o anual.

Más trucos

El Baile de la Victoria

Una cosa súper simple y divertida que puedes hacer es un baile de la victoria. Antes de terminar tu día de trabajo, o tu semana, dedica un tiempo a revisar todas las cosas que has logrado y celébralo con un baile de la victoria. Reconociendo todo lo que has hecho durante el día o durante la semana (ya sean llamadas, emails o campañas más grandes) podemos comprobar que hemos aportado valor, nos sentiremos mejor, más exitosos y de nuevo menos estresados.

Y por supuesto, café ☕️☕️☕️

Incluye descansos revitalizantes en tu rutina laboral con una buena taza de café. Add frequent power breaks to your workday with a cup of great coffee 😉

Recursos y libros recomendados:

Sam Conniff: Be More Pirate
Tim Wu: The Attention Merchants
James Williams: Stand out of our light
Ellen Petry Leanse: The Happiness Hack
David Rock: Your Brain at Work
Ellen J. Langer: Mindfulness
Cal Newport: Deep Work
Jake Knapp and John Zeratsky: Make Time – How to focus on what matters every day
Hurry slowly from Jocelyn K. Glei (Podcast)
Daily Shine App (available for IOS und Android)

Franz habló de este tema en su TAG Talk del 12 de mayo de 2020. Puedes volver a verla aquí.

Artículo actualizado el: 09 agosto 2023

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Talent Garden, Digital Skills Academy

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