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Los trabajadores son el motor de las empresas y por ello deben ponerse en el centro de las mismas. Utilizar herramientas que ayuden a la gestión de las personas es de vital importancia para ahorrar tiempo, esfuerzo económico y poder dedicarlo al bienestar de la plantilla, ganando así en productividad y resultados. En los tiempos que corren, es cada vez más importante que los líderes de equipos den un paso al frente en este sentido. Hay que tener en cuenta que la labor del departamento de Recursos Humanos va desde el proceso de selección hasta la formación, desarrollo y crecimiento de los empleados, y en cada parte de este trabajo hay herramientas que pueden ayudar a mejorar la gestión.

Desde el primer contacto con el empleado

Empezando por la primera fase; el proceso de reclutamiento requiere mucho tiempo, por ejemplo en la lectura de currículos. Por ello es recomendable usar softwares de difusión de ofertas y preselección que permitirán dedicar más tiempo a los candidatos preseleccionados. En este punto, son aconsejables los ATS o Applicant Tracking Systems, programas informáticos que se encargan de la gestión de los recursos humanos en cuanto al proceso de selección y seguimiento de candidatos. Por ejemplo, Bizneo ATS está pensado para un gran número de vacantes y permite publicar ofertas en más de 200 portales de empleo y 400 universidades del mundo. Además, permite hacer una criba entre los currículos recibidos a través de una base de datos con búsqueda avanzada por palabras clave y filtros de geolocalización. Una vez realizada esa criba, permite crear flujos de selección por tipos de puestos, automatizar acciones masivas y evaluar entrevistas.

La formación al alcance de todos y en cualquier momento

Otro de los aspectos más importantes para la empresa es la formación, tanto en el proceso de adaptación como en el resto de etapas de los empleados. En un mundo tan cambiante como el actual es muy necesaria la formación constante en cualquier sector. Una opción que se adapta a la perfección a esas dos circunstancias es los repositorios de conocimientos. Se trata de un sitio web para el almacenamiento dinámico de la información. Permite que los empleados se conecten, colaboren y contribuyan. Este tipo de software es un complemento muy útil como kit de herramientas de formación de empleados, puesto que permite acceder a la información en cualquier momento y desde diferentes dispositivos. La mayoría permite configurar una estructura de conocimiento con varios niveles para personalizarse mejor a cada compañía. Algunas herramientas de este estilo se encuentran incluidas en sistemas de gestión de clientes como Zendesk y Freshdesk. Otra opción independiente compatible con casi cualquier plataforma es Knowledge Owl.

Una comunicación efectiva

La comunicación es el pilar fundamental para que un equipo funcione y poder lograr que los objetivos individuales de los trabajadores estén alineados con la estrategia de la empresa. Eso es lo que hará que los empleados estén satisfechos y motivados para dar lo mejor de sí en el trabajo. Una buena comunicación tiene que ser bidireccional, pero si los líderes no dan el espacio adecuado y la confianza necesaria, nunca será así. La comunicación instantánea tiene mucho valor, pero hay que saber usarla y es importante no saturar otras vías de comunicación más sociales como Whatsapp. Los chats son muy cómodos para comunicarse de forma individual o compartir información de manera grupal. Estas herramientas son perfectas además para la comunicación de equipos híbridos o remotos. Una de las más utilizadas es Slack. A través de ella pueden crearse canales de proyectos o áreas y permite hacer llamadas de audio y vídeo y es mucho más personal que el mail. Trello es otra de las opciones más populares que, en este caso, ayuda con la administración de proyectos y permite que todo el personal esté al tanto del proceso. De igual forma, es preciso realizar reuniones de equipo. Estas pueden ser un arma de doble filo, así que hay que acotar muy bien los temas a tratar y con qué objetivos se hacen las reuniones para que estas tengan un resultado tangible y sean verdaderamente productivas.

Mejores resultados

Las diferentes herramientas de gestión de personal ayudan a facilitar diferentes tareas y, entre tantas otras cosas, a llevar un control de horarios real y gestionar las vacaciones y proyectos, de forma fácil y rápida. La principal ventaja es una mayor productividad. Se ahorran procesos y hace que las tareas sean más eficientes, pudiendo dedicar más tiempo a los proyectos más complejos. Además, el trabajador puede gestionar mejor su tiempo de trabajo. Igualmente, si ponemos el bienestar de las personas en el centro, el ambiente laboral mejora exponencialmente.

Artículo actualizado el: 09 agosto 2023

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