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Budgeting: cos’è e come si definisce un budget

Scritto da Talent Garden Talent Garden
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La corretta esecuzione dei processi di budgeting consente di programmare al meglio il budget dell’impresa, così da definire il programma operativo dell’anno seguente. Si tratta di un’operazione sempre più importante e centrale nell’ambito della gestione aziendale, che può guidare l’impresa verso il raggiungimento dei propri obiettivi. È utile, perciò, approfondire tutti i maggiori motivi di analisi, comprese le varie fasi del processo, le differenti tipologie di budget e quali figure devono essere coinvolte nella sua formazione.

Cosa si intende per budgeting?

In termini pratici, budgeting è la parola che sintetizza l’atto concreto di realizzare il budget. Con budget, a sua volta, si intende il programma di gestione dell’impresa per l’anno successivo. Nel dettaglio, il processo porta a chiarire tutta una serie di aspetti essenziali come:
  • Cosa deve produrre e vendere l’impresa;
  • Quali materie prime e servizi acquistare;
  • Quali tipi di investimenti effettuare (immobili, macchinari, risorse umane).
Non si tratta quindi di un semplice “far quadrare i conti”, ma di un processo dal più ampio respiro, che parte necessariamente dall’analisi di:
  • Conto economico, con l’indicazione di costi e ricavi;
  • Prospetto dei flussi finanziari, con l’analisi di entrate e uscite;
  • Stato patrimoniale, con l’elenco di attività e passività.
Le informazioni elencate consentono di realizzare un bilancio preventivo, che va ad anticipare le dinamiche future dell’azienda (generalmente legate ai prossimi 12 mesi). Per questo motivo, l’attività di budgeting prende piede tra novembre e dicembre. Difatti, però, il periodo di elaborazione delle informazioni deve essere esteso a tutto l’anno. Solo così è possibile ottenere dati che tengono conto della stagionalità e altre variabili tipiche dello specifico settore nel quale si opera.

Come fare un buon budget?

Per realizzare un buon budget (e quindi fare budgeting), è importante capire che il fine da raggiungere è quello di identificare spese e investimenti che permettono di realizzare gli obiettivi aziendali. Per poter chiarire questi punti è necessario realizzare operazioni ben distinte, corrispondenti di norma alla fase di formulazione delle attività operative e consolidamento. Attraverso la formulazione si identificano i programmi operativi, preferibilmente sostenuti da una strategia condivisa, che consentono di raggiungere gli obiettivi dell’impresa. La fase di consolidamento permette invece di riunire i vari programmi operativi e di tradurli in termini monetari, verificandone così la fattibilità. Gli step possono cambiare a seconda del contesto operativo e delle dimensioni dell’impresa. Difatti, però, la maggioranza delle operazioni di budgeting non può sottrarsi all'effettuazione delle operazioni ora descritte.

Quali fasi compongono il processo di budgeting?

Come anticipato, il processo di budget planning si compone di differenti fasi che, nel loro complesso, permettono di ottenere un quadro chiaro delle operazioni di gestione dell’impresa. Di norma, gli step da seguire sono tre:
  • Programmazione operativa;
  • Consolidamento;
  • Verifica della fattibilità.
Ognuna delle operazioni elencate merita un approfondimento.

Programmazione operativa

La prima fase del processo di budgeting deve coincidere con la programmazione delle attività operative. Si tratta delle previsioni su volumi di lavoro attesi e delle relative risorse necessarie. Si dovranno quindi andare a specificare:
  • Programmi legati a vendite e ricavi associati;
  • Costi commerciali, relativi cioè alle risorse necessarie per vendere i prodotti;
  • Eventuali quantità da produrre e le risorse fondamentali per farlo;
  • Costi per altre attività, come ricerca e sviluppo, pratiche amministrative e legali;
  • Costi per il personale;
  • Investimenti in macchinari o impianti.
Una volta raccolte le informazioni necessarie, è possibile passare alla seconda fase del budgeting.

Consolidamento

Dopo aver delineato i vari programmi operativi è necessario effettuarne il consolidamento. Tutto ciò si traduce in due attività distinte:
  • Verifica della coerenza dei dati rispetto agli obiettivi stabiliti dall'azienda;
  • Traduzione dei programmi in termini economici, finanziari e patrimoniali.
Le fasi ora elencate portano alla produzione di conto economico preventivo, prospetto dei flussi finanziari preventivo e stato patrimoniale preventivo; questi rappresentano gli elementi di base che consentono di realizzare il budget vero e proprio.

Verifica della fattibilità

Dopo aver raccolto le informazioni necessarie e averle sintetizzate in grandezze economiche, finanziarie e patrimoniali, è la volta di un terzo passaggio, quello relativo alla verifica della fattibilità. È necessario quindi appurare che le risorse finanziarie dell’impresa siano sufficienti a raggiungere gli obiettivi prefissati. In caso contrario, sarà necessario ricorrere a finanziamenti esterni.

Quanti tipi di budget ci sono?

Analizzando ancora di più nel dettaglio le attività di budget planning, vanno identificate le differenti tipologie di budget che l’impresa può scegliere di realizzare. Di norma, maggiore è la dimensione della società, maggiore è la necessità di stilare questi documenti. Solo così, infatti, è possibile inquadrare nel dettaglio le varie dinamiche aziendali. Nel concreto, quindi, esistono:
  • Budget operativi: detti anche budget settoriali, costituiscono il punto di partenza della procedura di budgeting. A seconda dei casi, possono includere:
    • Budget commerciale, con una previsione dei ricavi di vendita;
    • Budget di produzione, legato alle risorse necessarie alla produzione;
    • Budget acquisti, relativo alle risorse da acquisire;
  • Budget economico: corrisponde alla fase dove vengono effettuate le stime di vendita e i programmi di spesa, con l’obiettivo di registrare un equilibrio tra costi e ricavi;
  • Budget patrimoniale: include la previsione delle voci che compongono lo stato patrimoniale. Si tratta quindi dei valori che incidono sui flussi di cassa, come rimanenze di magazzino, finanziamenti, crediti e debiti commerciali;
  • Budget finanziario: l’obiettivo è stimare il flusso di cassa nel suo complesso, così da verificare la sostenibilità dei programmi aziendali dal punto di vista finanziario.
Dopo aver raccolto dati sulla dimensione economica, patrimoniale e finanziaria dell’impresa, è possibile stilare quello che può essere definito Master Budget. Questo documento deve offrire una visione completa sulle molteplici informazioni incluse nei vari budget, così da fissare le priorità per l’anno successivo.

Chi si occupa del budget all’interno dell’azienda?

Si potrebbe pensare che l'attività di budgeting sia relativa solo alla sfera economica e finanziaria. Da un lato ciò è sicuramente vero, ma è altrettanto giusto sottolineare come il fine ultimo del budget sia quello di fornire una previsione sul futuro programma operativo dell'azienda. Si parte dai numeri, quindi, per capire quello che l'impresa potrà o non potrà fare per raggiungere i suoi obiettivi. Una volta inteso ciò, si può comprendere bene che l’intera opera di budgeting debba essere seguita da una pluralità di figure. Si parte dalla direzione commerciale, ovvero dell’organismo in grado di indirizzare l'azienda, e si arriva poi ai professionisti del controllo di gestione. Commercialisti e contabili aziendali hanno infatti il compito di analizzare i dati e mettere ordine tra le informazioni disponibili. Nei contesti più strutturati è presente inoltre un comitato di budget, che può avere il compito di indirizzare e controllare il processo di budgeting. Questo organismo, nel concreto, individua obiettivi e risorse da riservare all’impresa. Traddandosi di una materia relativamente complessa, avere alle spalle una formazione adeguata è essenziale. Non a caso tutti i percorsi formativi di Talent Garden relativi all’area Digital Marketing prevedono un modulo dedicato al tema. Ecco qualche dettaglio in più:
  • Digital Marketing Master: un percorso che consente di scoprire i principi fondamentali del budgeting, soprattutto in ottica delle campagne di comunicazione online, al fine di creare strategie funzionali e monitorare i risultati in modo efficace. Un’opportunità ideale per giovani laureati o diplomati che vogliono affrontare al meglio le prime sfide lavorative;
  • Digital Marketing Strategy Master: approfondimenti e lezioni su come definire un budget, monitorare i risultati aziendali e ottimizzare il piano marketing. Una soluzione pensata per professionisti che lavorano nel settore già da alcuni anni.
 
Articolo aggiornato il: 17 agosto 2023
Talent Garden
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Talent Garden, Digital Skills Academy

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