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Dieser Artikel erläutert, wie man einen digitalen Projektmanagementplan (PMP) erstellt, ausgehend von den traditionellen Grundlagen des PMP.
Dabei handelt es sich nicht nur um einen Leitfaden zum Projektmanagement, sondern um die Beschreibung des gesamten Verlaufs entlang aller Projektphasen, mit der Identifizierung der verschiedenen in das Projekt involvierten Rollen und Stakeholder sowie der Dynamiken und Normen, die beachtet werden müssen, um das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen.
Bevor man mit der Erstellung eines Projektplans beginnt, muss man Projekt definieren.
Projekt lässt sich folgendermaßen definieren: “Die Organisation von zeitlich abgestimmten Handlungen, um ein vorbestimmtes Ziel durch verschiedene Planungsphasen mit Hilfe von einem oder mehreren Teilnehmern zu erreichen. Das Ziel ist die Erschaffung eines einmaligen Produkts oder Dienstleistung, deren Entwicklungsphase typischerweise durch Techniken des Projektmanagements geleitet wird.”
Quelle: Wikipedia
Diese formale Definition ist nützlich, da sie den Prozess des Projektmanagements verständlich macht, der die zeitlichen Aktionen hervorhebt, die nötig sind, um ein vorbestimmtes Ziel zu erreichen:
- Zeit. Es geht nicht um kontinuierliche Handlungen, sondern um Tätigkeiten, für deren Ausführung es unerlässlich ist, ein Arbeitsteam zu bilden, den notwendigen Einsatz zu quantifizieren und ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu liefern.
- Ziel. Dies ist das Herzstück des Projekts und verlangt die Umsetzung der Best Practice, die in den nachfolgenden Abschnitten erläutert wird, dazu Outputs, die Monitoring und Kontrolle des Einsatzes möglich machen sowie der zeitlichen Vorgaben zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts.
- PM, Projektmanager, verantwortlich für das Projekt
- Kernteam, begrenzte Gruppe, die am Projekt arbeitet
- Projektteam, alle am Projekt beteiligten Teammitglieder
- Stakeholder, alle Personen, die informiert und beteiligt werden müssen und die man unterstützen muss
- Kunde, Endbenutzer des Projekts
- Sponsor (falls vorhanden), für die Projektfinanzierung, häufig deckungsgleich mit dem Kunden
Die Rolle des PM und des Projektteams
Nur eine einzige Person darf Projektmanager sein und über die Autorität und Verantwortung verfügen, das Projekt zu planen und zu führen und dafür Sorge tragen, dass die Best Practice immer angewendet wird. Der PM stellt den Berührungspunkt für das Projektteam, die Stakeholder und den Kunden dar und muss in der Lage sein, auf die Projektdynamiken und Arbeitsfortschritte aufmerksam zu machen und vor allem zu erklären, wenn etwas im Projekt schiefläuft. Er hat die Autorität und den Mut, um alles zu bitten, was für die Erreichung des Ziels und die erfolgreiche Umsetzung des Projekts notwendig ist. Die Voraussetzungen, die eine Projektmanagerin benötigt, sind vielfältig. Hier lernen wir sie kennen:-
- Organisatorische Fähigkeiten. Die Projektmanagerin muss über grundlegende organisatorische Fähigkeiten verfügen. Zu den wichtigsten Skills gehören, alle Aktivitäten mit Hilfe einer To-do-Liste zu verfolgen sowie die Priorisierung und Neupriorisierung der geplanten Aktivitäten, um sich in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit für das Projekt darum zu kümmern.
- Projektmanagementkenntnisse und fachspezifische Fähigkeiten. Dies heißt, sie sollte über vorhandene Erfahrung in der Leitung von Projekten verfügen, Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen zum allgemeinen Thema besucht haben sowie mit dem projektspezifischen Thema vertraut sein. Die Kenntnisse von den für das Projekt notwendigen digitalen Aspekten ermöglichen es der Projektmanagerin, die Leitung des internen Teams und der externen Stakeholder mit Leichtigkeit handzuhaben, dazu gehört auch die Beziehung zu und Kommunikation mit den Endnutzern (den Kunden).
- Soft Skills. Über Soft Skills zu verfügen macht die Kommunikation, die Verhandlungen, und die Teamleitung einfacher und stärkt den bei der Leitung eines Projekts erforderlichen Sinn für Leadership.
- Aktiv zuhören
- Sich korrekte Kommunikation bestätigen lassen → Habe ich das richtig verstanden? Nur um zu sehen, dass wir auf der gleichen Wellenlänge sind.
- Kommunikationsprobleme schnell verstehen → Ist der Chat wirklich der richtige Ort? Wieviele Personen arbeiten am Projekt? Man ist nicht austauschbar.
- Forming
- Storming
- Norming
- Performing
(Quelle: PMBOK®)
Truckman identifiziert diese 4 sequenziellen Phasenbei der Entwicklung des Projektteams. Das Team besteht aus Personen mit heterogenen Eigenschaften und Besonderheiten in relationaler und charakterlicher Hinsicht sowie in Bezug auf Berufserfahrung, technische und fachspezifische Kompetenzen usw. Die Rolle des PM besteht darin, innerhalb kurzer Zeit eine Ansammlung von Personen in eine wahre Mannschaft zu verwandeln und dabei die Interaktion, die Cross-Team-Kompetenzen und die Steigerung der Gruppenperformance zu fördern. Man beginnt bei der Bildungsphase (forming), in der sich die Teammitglieder zum ersten Mal treffen und, mit Unterstützung des PM, Informationen über ihren beruflichen Background, ihre Interessen und Erfahrungen austauschen. In dieser Phase werden auch die ersten Informationen zu Projekt, Zielen, Rollenverteilung und Verantwortung gesammelt. Nach dem Forming geht man in die Konfliktphase (storming) über, in welcher die Mitglieder mit der Arbeit am Projekt beginnen und es deshalb natürlich einfach ist, in eine Stormingphase zu geraten, vor allem wenn sich das Team ganz neu zusammengefunden hat. In dieser Phase ist die Präsenz des PM wichtig, er muss sein ganzes Gewicht einbringen, um das Team in Richtung Problemlösung zu lenken und ein kooperatives Arbeitsklima zu fördern. Hat man die Phase des Storming überwunden, gelangt man zur Kohäsionsphase (norming). In ihr beginnen die Mitglieder, auf synergetische und effizientere Weise an der Erreichung der Projektziele zu arbeiten. In dieser Phase sind Kontrolle und Eingriffe des PM innerhalb des Teams verhaltener und er lässt die Gruppe selbst Verantwortung übernehmen. Dabei achtet er jedoch darauf, dass das Arbeitsklima immer effizient und kooperativ ist. Schließlich gelangt man zur Leistungsphase (performing), in welcher das Ziel die Erreichung des endgültigen Projektziels ist. In dieser Phase muss der PM nicht notwendigerweise bei der täglichen Gruppenarbeit, den Entscheidungsprozessen und bei den Problemlösungen präsent sein. Trotzdem, wie bereits erwähnt, ist der Projektmanager verantwortlich für das Projekt, er ist der Teamleader und muss konstant die Leistung des Teams verfolgen.Der Lebenszyklus eines Projekts
Der Lebenszyklus eines Projekts besteht aus fünf wesentlichen Phasen und in jeder von ihnen versuchen die Projektmanagerin und das Arbeitsteam, die Ziele zu erreichen, die das Projekt vorsieht. In jeder Phase oder Aktivität des Lebenszyklus muss die Projektmanagerin das Ziel jeder Projektphase genau kennen und auf Grundlage der Unternehmensauflagen berücksichtigen, seien diese qualitativer, zeitlicher oder finanzieller Art. Während der Startphase ist die Identifizierung der Projektziele eine der wichtigsten Aktivitäten; während dieser wird definiert, welches das Ergebnis sein soll und welche Nutzen dieses Ergebnis dem Kunden bringen wird. Nach der Durchführung der vorbereitenden Analyse zur Machbarkeit des Projekts, wird das Projektteam aufgebaut unter Berücksichtigung der im Projekt benötigten Kompetenzen und Arbeitsfelder. Von hier aus geht man dann in die Vorbereitungs- oder Planungsphase über. Man geht vom in der Startphase identifizierten Ziel aus und bricht es in Details auf, indem man die einzelnen Schritte plant, die zu seiner Erreichung notwendig sind. Es wird ein Projektplan erstellt und die einzelnen Aufgaben und Voraussetzungen herausgearbeitet, die es zur Durchführung braucht sowie der Zeitrahmen festgesetzt. Der Projektmanager koordiniert auch die Budgetplanung für das Projekt und auf dieser Basis beurteilt er die Effizienz desselben. Damit ist der Planungsprozess abgeschlossen. Die Vorbereitungsphase dient dem Projektteam auch dazu, alle Stakeholder zu identifizieren und einen Kommunikationsplan vorzubereiten, der alle notwendigen Informationen für alle am Projekt interessierten und beteiligten Parteien enthält, um sie auf dem Laufenden zu halten. Die eigentliche Durchführung des Projekts erfolgt in der Exekutionsphase, in der man sich daran orientiert, was während der Planung erarbeitet worden ist. Während dieser Phase führen die mit der Projektarbeit Betrauten ihre Aufgaben aus und der aktuelle Status der Aktivitäten wird konstant verfolgt, um eventuelle Korrekturen durchführen zu können und regelmäßig interne Meetings zur Aktualisierung und externe SAL mit den involvierten Stakeholdern abzuhalten. Durch diese gemeinsam geteilten Informationen ist der Projektmanager für die Richtung verantwortlich, die das Projekt einschlägt; es ermöglicht ihn jedoch auch, korrektive Maßnahmen zu ergreifen falls notwendig. Jedwede Veränderung am Projektplan muss sofort mit den Stakeholdern des Projekts abgesprochen und formalisiert werden. Besonderes Augenmerk muss auf die konstante Überwachung des Projekteffizienz gerichtet werden, denn dabei wird das Wirken des Arbeitsteams im Bezug zum geplanten Budget bewertet. In dieser Phase wird das Konzept Triple Constraint immer wichtiger. Es existiert eine fundamentale Beziehung zwischen Ziel, Zeit und Kosten und die Rolle der Projektmanagerin innerhalb des Teams ist genau jene, diese drei Elemente im Gleichgewicht zu halten. Dabei sollte man vom Scope (Ziel) ausgehen, um ein genaues Verständnis von Zeit und Kosten möglich zu machen. Veränderungen bei einem der drei Komponenten führen automatisch zu Veränderungen bei den anderen beiden mit einer möglichen Erhöhung der Projektrisiken. Befinden sich hingegen diese drei Punkte im Gleichgewicht, so bestehen keine besonderen Projektrisiken.
(Quelle: Udemy)
Die Abschlussphase des Projekts beinhaltet die Kommunikation des erfolgten Projektabschlusses an alle Beteiligten, die Abgabe der Projektoutputs und die Präsentation der abschließenden Ergebnisse. Man darf nicht vergessen, dass es nicht nur wichtig ist, ein Projekt erfolgreich abzuschließen, sondern dies im Rahmen der im Originalplan festgelegten Modalitäten und Zeitvorgaben erfolgen sollte.Einen Projektmanagementplan entwerfen
Am Ende dieses Artikels angelangt werden wir uns ansehen, wie man einen Projektmanagementplan vorbereitet. Dieser beschreibt die grundlegenden Elemente des Projekts und bietet einen eindeutigen Strukturrahmen, bestehend aus Background, Scope, Schedule, Budget, eventuellen Risiken und eventueller zusätzlich erfragter Informationen. Vor seiner Ausführung muss der Plan durchgesehen und genehmigt werden. Im Background enthält der Plan folgende Punkte:- Die Bedürfnisse, die auch die Probleme und Chancen beinhalten, für deren Lösung/Umsetzung das Projekt entwickelt worden ist.
- Die Informationen des Kunden, d.h. der Organisation, die das Projekt finanziert, mit der Benennung einer Person als formellem Ansprechpartner. Sollte es einen Sponsor geben, so würde der Kunde als Endnutzer eingestuft und müsste als solcher ebenfalls im Plan mit einem speziellen Ansprechpartner Erwähnung finden.
- Den Business Case, also eine Analyse der Vorteile des Projekts unter Berücksichtigung von Kosten, Nutzen und Risiken.
- Das Projektziel, welches das wichtigste Element des ganzen Plans ist. Es beschreibt das Endergebnis und die mit den Stakeholdern in der Anfangsphase vereinbarten Benefit.
- Die Anforderungen, d.h. alles, was nötig ist, um das Ziel zu erreichen.
- Die Lösung, eine Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung, wenn möglich mit Hilfe von Grafiken.
- Die Work Breakdown Structure (WBS), in der alle Leistungen aufgeführt sind, die dem Kunden am Ende des Projekts geliefert werden, dazu noch jene, die das Projektteam erbringt, um das Projekt durchzuführen.
Das Kick-off-Meeting
Mit Blick auf den Projektmanagementplan stellt sich nun die Frage, wie man mit der Ausführungsphase des Plans beginnen soll. Die vorbereitenden Meetings zu Beginn sollten als verpflichtend angesehen werden. Wenn sie gut geplant sind, erhöhen sie von Beginn an die Effizienz des Projekts und man spart Tage der Wochen, die das Projekt in seinem Verlauf sonst verlangsamen könnten. Sie sollten deshalb immer organisiert werden, auch wenn man glaubt, dass alle beteiligten Personen gut über alles informiert und vorbereitet sind. Es existieren zwei Arten vorbereitender Meetings:- Internes Kick-off-Meeting. Dies wird für den ersten Tag der Ausführungsphase des Projekts angesetzt und betrifft das gesamte Projektteam, Projektmanager, Delivery Manager, Business Process Manager, Aufsicht über die Fachteams, Fachspezialisten und eventuelle Lieferanten. Die essentiellen Elemente des Projektplans werden ausgeführt mit Schwerpunkt auf den Bedürfnissen. Eine Präsentation des Projektumfangs mit den zu erreichenden Zielen, die einzustellenden WBS, ein Gantt-Diagramm mit den für jede Mikro- und Makroaktivität definierten Meilensteine, ohne dabei Risiken und Probleme auszulassen, die bei den Projektphasen auftreten könnten.
- Externes Kick-off-Meeting. Nach dem internen Meeting ist der nächste Schritt die Einberufung eines Treffens mit allen relevanten Stakeholdern, darunter der Kunde, das Team und die Schlüsselpartner, um ihnen den Plan, die vorgesehenen Aktivitäten und die Projektanforderungen vorzustellen und jene Zweifel zu beheben, die während des internen Meetings aufgekommen sind. Viele der Voraussetzungen können nämlich vom Kunden selbst geliefert oder korrigiert werden. Jede besprochene Voraussetzung sollte nach Bedarf überprüft und alle erforderlichen Klarstellungen hinzugefügt werden und dann die Klarstellungen zusammen mit den Voraussetzungen in der gesamten nachfolgenden Dokumentation verteilt werden.
Der Abschluss des Projekts
Im gleichen Maße, wie die Anfangsphase des Projektmanagementplans fundamental für das gute Gelingen des Projekts ist, ist das Ziel des Abschlusses, das Projekt gut organisiert zu Ende zu bringen und zu garantieren dass nichts vergessen wird. Das bedeutet, dass man sicherstellt, dass alle Aktivitäten ausgeführt worden sind, dass alles geliefert worden ist und alle Verträge formell erfüllt worden sind sowie dass der Kunde feststellt, dass das Ergebnis des Projekts zielführend ist und er es annimmt. Der Output des Projekts muss dem Ziel entsprechen. Es wird folglich ein abschließendes Meeting mit dem internen Projektteam und den externen Stakeholden - unter ihnen der Kunde - organisiert, um den Output zu präsentieren. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, die Abschlussphase zu leiten und zu garantieren, dass sie gut verläuft. Denn der Erfolg all dessen, was vorher im Projekt unternommen worden ist, hängt davon ab, dass diese Phase erfolgreich gemanagt wird. Quelle: udemy (Deeply Practical Project Management)Einige nützliche Tools von Projects
Die zur Leitung eines Projektes notwendigen Prozesse verlangen, dass viele Schritte und Akteure mit eingebunden werden, Dokumente geteilt, Deadlines geplant und Arbeiten überwacht werden. Die Instrumente des Projektmanagements unterstützen die Projektmanagerinnen bei ihrer Arbeit, indem sie es ermöglichen, ein Projekt zu rationalisieren und zu führen und - vor allem - einige Aktivitäten zu automatisieren und somit das Fehlerrisiko zu verringern. Es existieren verschiedene Open Source Softwares zur freien Nutzung sowie kostenpflichtige Webplattformen, die Funktionalität mit Möglichkeiten der Zusammenarbeit integrieren, die das Projektteam nutzen kann. Sehr viele finden sich unter diesen: Neben den oben erwähnten Tools, umfasst die Software-Suite von Zoho ein integriertes Softwarepaket, dass die Arbeit des Teams weiterentwickelt und wachsen lässt. Zoho Projects erlaubt es, Cloud-basierte Projekte zu managen, die Arbeit effizient zu verfolgen und mit allen Teammitgliedern auf Distanz zusammenzuarbeiten. Mit Zoho Projects ist es möglich, das Projekt mit einem Pyramidensystem aufzustellen, das von den Meilensteinen des Projekts ausgeht, über die Aufgabenliste, die die oben erwähnte Work Breakdown Structure (WBS) darstellt bis zu den speziellen Aufgaben für jedes einzelne Mitglied des Projektteams, wobei die Deadlines in Form eines Gantt-Diagramms dargestellt werden. Quelle: zoho.com/it/projects/
Artikel aktualisiert am: 09 August 2023
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