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Este artículo explica cómo crear un plan de gestión de proyectos digital, basado en los principios tradicionales del PMP. No se trata solamente de una guía sobre el project management, sino de un curso a lo largo de todas las fases de concepción, identificando los distintos papeles y stakeholder implicados en el proyecto y las dinámicas y normas que deben respetarse para llevarlo a realización. Para empezar a pensar en la creación de un plan de gestión de proyectos, hay que empezar por la definición del proyecto. Podemos definir un proyecto como: la "organización de acciones en el tiempo para la búsqueda de un propósito predeterminado, a través de las diferentes fases de diseño por uno o más diseñadores. Objetivo final es la realización de un bien o servicio cuyo ciclo de desarrollo se administra típicamente a través de técnicas de project management." Fuente: Wikipedia La definición formal es útil porque nos ayuda a entender el proceso de gestión de proyectos, que pone de relieve las acciones en el tiempo para lograr un objetivo predeterminado:
  • Tiempo, no se trata de acciones continuas, sino operacionales para las cuales es indispensable formar un equipo de trabajo, cuantificar un effort necesario, definir un producto, un servicio o un resultado.
  • Objetivo, representa el corazón del proyecto y pide la puesta a tierra de best practice que veremos en los párrafos sucesivos y output que puedan permitir el monitoreo y el control del effort y del tiempo de desarollo hasta la realización del pasado del proyecto.
El esfuerzo del proyecto es un elemento crucial en un plan de project management. No es posible imaginar un mismo effort en varios proyectos y, si así fuera, ya no se puede hablar de proyecto, sino de proceso. En efecto, en un proceso se conoce la carga de trabajo, los plazos de elaboración, los costes y los riesgos. Las fases del proyecto son diferentes y se tratarán en breve. Mientras tanto, es importante averiguar quiénes son los jugadores que entran en juego en un plan de gestión de proyectos digital y cuál es el plan estratégico que hay que poner en práctica. En efecto, hay varios actores que desempeñan funciones igualmente diferentes. Vamos a verlos a continuación:
  • PM, director de proyecto
  • Core project team, grupo restringido y operativo sobre el proyecto
  • Equipos de proyecto, todos los miembros del equipo involucrados en el proyecto
  • Stakeholder, todas las personas a las que tienes que informar, involucrar y para las que ser de apoyo
  • Cliente, Usuario final del proyecto
  • Patrocinador (si lo hay), para la financiación del proyecto, a menudo con la figura del cliente
Es fundamental entender y tener claro cómo nuestro proyecto apoya el plan estratégico de la empresa. Comprender el perímetro del proyecto y cómo esto se desencadena en la big picture, se convierte en un nudo esencial para que el seguimiento de los resultados pueda confirmar su éxito o no y ayudar en cualquier up sell y/o cross sell. La inserción del proyecto dentro de un plan estratégico más amplio permite tener una visión clara sobre la renovación, o si el proyecto se cancela o no se renueva.

El papel del PM y del equipo de proyecto

El Project Manager tiene que ser una sola persona, con autoridad y responsabilidad para planificar, gestionar el proyecto y asegurar que todas las mejores prácticas se implementan siempre. El PM es el punto de contacto para el equipo del proyecto, las partes interesadas y el cliente que puede llamar la atención sobre la dinámica del diseño, el progreso de los trabajos, y explicar especialmente cuando algo va mal en el proyecto. Tiene el coraje y la autoridad de pedir cualquier cosa para alcanzar el objetivo y llevar a cabo el proyecto. Los requisitos para llevar a cabo la actividad de gestor de proyectos son variados y diferentes. Vamos a conocerlos a continuación:
  • Skill organizativo, el director del proyecto debe tener las habilidades básicas de organización, entre las más importantes que siguen las actividades a través de una lista de todo, priorizar y reorientar las actividades previstas y asumirlas en orden de importancia para el proyecto.
  • Skill de project management y de ámbito, tener experiencias pasadas en la gestión de proyecto, haber seguido training y actualizaciones sobre la materia general y específica, y en el ámbito o en los ámbitos previstos a proyecto. El conocimiento de los ámbitos digitales previstos en el proyecto permite al director del proyecto llevar a cabo con facilidad la gestión del equipo interno y de las partes interesadas externas, incluyendo la relación y la comunicación con los usuarios finales (el cliente).
  • Soft skills, por último, haber madurado capacidades de software facilita la comunicación, la negociación, la gestión del equipo y el sentido de liderazgo requerido en la gestión de proyectos.
Consejos rápidos de comunicación:
  • Escuchar activamente
  • Pedir confirmación de la comunicación correcta → ¿Lo he entendido bien? Sólo para averiguar si estamos en la misma página
  • Comprender rápidamente los problemas de la comunicación → ¿El chat es realmente el lugar correcto? ¿Cuánta gente trabaja en el proyecto? No se puede intercambiar.
El PM puede tomar como referencia el modelo Tuckman (1965) que se basa en 4 fases de la formación de un equipo:
  1. Formación
  2. Storming
  3. Norming
  4. Performing
Fuente: PMBOK®

(Fuente: PMBOK®)

Truckman identifica estas 4 fases de desarrollo del equipo de proyecto, secuenciales entre sí. El equipo está compuesto por personas con características y peculiaridades heterogéneas en términos relacionales, de carácter, de experiencias maduradas en el campo, competencias técnicas y especializadas, etc. El papel del PM es transformar a un conjunto de personas en un verdadero equipo en un breve lapso de tiempo, favoreciendo la interacción, la competencia de los equipos y el aumento de las prestaciones de grupo. Se inicia con la fase de formación (formación), en la que los miembros del equipo se reúnen por primera vez y con la ayuda del PM, se realiza el intercambio de información sobre sus ámbitos de procedencia, intereses y experiencias. En esta fase, se obtiene la primera información del proyecto, objetivos, funciones y responsabilidades. Después de la formación, se pasa a la fase de conflicto (storming), donde los miembros comienzan a trabajar en las actividades del proyecto y, por supuesto, es fácil incurrir en una fase de storming, especialmente si es un equipo de nueva constitución. El PM en esta fase debe hacer sentir su presencia y guiar al equipo a resolver los problemas surgidos, fomentando un clima de colaboración. Después de la fase de storming, se llega a la fase de cohesión (norming), donde los miembros comienzan a trabajar de manera sinérgica y más eficaz a la consecución de los objetivos del proyecto. El PM en esta fase controla y actúa de manera más moderada dentro del equipo, dejando al mismo grupo la asunción de responsabilidad, asegurándose siempre de que se está trabajando en un clima colaborativo y eficiente. Se llega, por último, a la fase de rendimiento (performing) donde el objetivo del equipo es alcanzar el resultado final del proyecto. El PM en esta fase también puede no entrar en la vida cotidiana del trabajo en equipo, en los procesos de toma de decisiones y resolución de problemas. Sin embargo, como ya se ha mencionado, el director del proyecto es responsable del proyecto y líder del equipo y tiene que supervisar constantemente sus resultados.

El ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto consta de cinco fases principales en las que el director del proyecto y el equipo de trabajo intentan alcanzar los objetivos del proyecto. Para cada fase o actividad del ciclo de vida, el director del proyecto debe tener claros los objetivos de cada fase de proyecto: sobre la base de las limitaciones empresariales que van desde la calidad a los plazos y a los costes. Durante la fase de puesta en marcha, entre las diversas actividades de fundamental importancia es la identificación del objetivo del proyecto, en la que se define cuál es el resultado y los beneficios que esto aportará al cliente. Una vez realizado un análisis preliminar de la viabilidad del proyecto, se construye el equipo de proyecto que toma forma en relación con las competencias y ámbitos previstos para el proyecto. Desde aquí, se puede pasar a la fase de preparación o planificación. Se parte del objetivo identificado en la fase de puesta en marcha y se detalla mediante la planificación de los pasos necesarios para alcanzarlo. Se crea un plan de proyecto, se identifican las tareas individuales y los requisitos que sirven para cumplir y los plazos. El project manager coordina también la preparación del presupuesto de proyecto y en base a esto estima la eficacia del proyecto. Después de eso, el proceso de planificación está completo. La fase de preparación también sirve al equipo del proyecto para identificar a todas las partes interesadas y establecer un plan de comunicación que contenga la información necesaria para mantener informados a todas las partes interesadas en el proyecto. La ejecución propiamente dicha del proyecto, de acuerdo con lo definido durante la planificación, se lleva a cabo en la fase de realización del trabajo. Durante esta fase, los propietarios de los tasks de proyecto realizan sus tareas y el estado de las actividades se supervisa constantemente para permitir posibles correcciones y organizar reuniones periódicas internas de actualización y SAL externa con las partes interesadas implicadas. El director del proyecto, a través de esta información compartida, es responsable del control de la dirección del proyecto, lo que le permite tomar medidas correctivas si es necesario. Cualquier cambio en el plan del proyecto debe acordarse y formalizarse con prontitud con las partes interesadas del proyecto. Se presta atención al seguimiento constante de la eficiencia del proyecto, a través de la cual se evalúa el trabajo del equipo implicado con relación al presupuesto previsto para el proyecto. El concepto de triple constraint, en esta fase del proyecto, se hace cada vez más agudo. Hay una relación fundamental entre objetivo, tiempo y coste. El papel del director del proyecto dentro del equipo es mantener siempre un equilibrio entre ellos. Partiendo del Scope (objetivo), de modo que sea posible una comprensión precisa del Tiempo y del Coste. Cambiando uno de los tres, va a cambiar en consecuencia los otros dos, con la posibilidad de aumentar los riesgos de proyecto. Si estos tres puntos están equilibrados, no tendremos riesgos especiales de diseño.  

(Fuente: Udemy)

La fase de cierre ve la comunicación de la terminación del proyecto a todos los temas implicados, la consigna de los productos de proyecto y la presentación de los resultados finales. Hay que recordar que no sólo es importante cerrar un proyecto con éxito, sino también lograr hacerlo en los plazos y en las modalidades previstas en el plan original.

Crear un plan de gestión de proyectos

Hemos llegado al final de este artículo, donde vamos a ver cómo realizar un plan de gestión de proyectos. Esto describe los elementos esenciales del proyecto proporcionando una imagen clara de su estructura y se compone de los antecedentes, la escoba, el horario, el presupuesto, los posibles riesgos y cualquier información adicional requerida. El plan necesita ser revisado y aprobado antes de que comience la ejecución del proyecto. A partir de las orígenes, en el plan de gestión de proyectos estarán:
  • las necesidades, que incluyen los problemas o las oportunidades para las que se ha pensado el proyecto;
  • la información del cliente, es decir, la organización que apoya el pago del proyecto con una persona identificada como punto de contacto formal. Si hubiera un patrocinador, el cliente sería considerado como el usuario final, que también deberá ser explicitado en el plan con una persona de contacto específica;
  • Un análisis que muestra las ventajas del proyecto en comparación con los costes previstos.
Luego llegamos al fin, que incluye:
  • el objetivo del proyecto, el concepto más importante visto durante la lectura de este artículo, que describe el resultado final y los beneficios acordados con las partes interesadas durante la fase de inicio;
  • los requisitos, todo lo necesario para alcanzar el objetivo;
  • quitar la solución, una descripción de la solución propuesta con un gráfico cuando sea posible;
  • la estructura de reparto del trabajo, o WBS, en la que están representados todos los deliverables que serán suministrados al cliente al final del proyecto, más todos los que serán producidos por el equipo del proyecto y suministrados el uno al otro sólo para llevar a cabo el proyecto.
Luego el esquema, con la representación de una línea de tiempo del proyecto o la construcción de un Gantt que muestre cómo los deliverable se asignan dentro de un calendario del proyecto. El presupuesto, que consiste en el coste que cada deliverable de proyecto requiere para la puesta en marcha y la finalización. Los riesgos y los problemas, que describen posibles condiciones que pueden retrasar la continuación de los trabajos del proyecto. Además de cualquier información adicional, el plan de gestión de proyectos deja las conclusiones en una sección de apéndice o en cualquier anexo que pueda detallar en mayor medida lo incluido en el documento.

El kick-off meeting

Una vez finalizado el plan de gestión de proyectos, ¿cómo iniciar la fase de ejecución del proyecto? Las reuniones preliminares son los eventos que se consideran los agentes de primera línea. Por lo general, permiten si se configura bien de eficiencias anteriores al proyecto ahorrando días o semanas que podrían ralentizarlo durante la obra. Por lo tanto, siempre deberían organizarse incluso cuando pensamos que todos los actores involucrados lo saben todo. Hay dos tipos de reuniones previas:
  • kick-off reunión interna, programada el primer día de ejecución del proyecto, en la que participa todo el equipo del proyecto, director de proyecto, director de delivery, director de proceso de negocios, supervisor de los equipos de especialistas, especialistas, posibles proveedores. Se exponen los elementos esenciales del plan de proyecto, centrándose en las necesidades. Una presentación del perímetro del proyecto con los objetivos a alcanzar, las WBS a configurar, un diagrama de Gantt con los hitos definidos para cada macro actividad y las micro actividades, sin descuidar los posibles riesgos y problemas que puedan surgir durante las fases del proyecto.
Durante la reunión interna de kick-off, el equipo es invitado a hacer preguntas en cualquier momento y recoger las que no se puede dar una respuesta inmediata, sino después de la llamada y/o previo alineamiento con las partes externas.
  • kick-off reunión externa, el siguiente paso a realizar después del interior es reunir a todas las partes interesadas relevantes incluyendo el cliente, el equipo, los socios clave y presentar el plan, las actividades previstas, los requisitos del proyecto y resolver cualquier duda surgida durante la reunión interna. Muchos de los requisitos pueden ser proporcionados o corregidos por el propio cliente. Hay que revisar todos los requisitos debatidos según sea necesario y añadir las aclaraciones solicitadas y luego, distribuir las aclaraciones junto con los requisitos en toda la documentación siguiente.
Ahora que todas las dudas se han disipado, que los requisitos se han cumplido para la continuación del proyecto, es posible comenzar con la fase de execution de forma segura.

Cierre del proyecto

Así como la fase inicial del plan de gestión de proyectos es fundamental para el éxito del proyecto, el objetivo del cierre es concluir el proyecto de forma organizada y asegurarnos de que no se olvide nada. Es decir, tienes que asegurarte de que todas las actividades están completas, que todo ha sido honrado, que los contratos están formalmente cerrados y que el cliente comprueba que el resultado del proyecto será útil para el propósito y lo aceptará. La salida del proyecto debe ser adecuada a su propósito. Por lo tanto, se organizará una reunión final de presentación de la salida, implicando al equipo interno del proyecto y a las partes interesadas externas, entre las cuales el cliente. El director del proyecto es responsable de dirigir la fase de cierre y tienes que asegurarse de que todo va bien, ya que todo lo que se ha hecho anteriormente en el proyecto depende de que esta fase se gestione con éxito. Fuente: udemy (Deeply Practical Project Management)

Algunas herramientas de Projects que se pueden utilizar

El conjunto de procesos necesarios para la gestión de un proyecto incluye numerosos pasos y actores, documentos para compartir, plazos para planificar, effort para supervisar. Para ayudar al director de proyecto en el desarrollo de su trabajo, las herramientas de gestión de proyectos permiten racionalizar y gestionar un proyecto y, sobre todo, automatizar algunas actividades minimizando el riesgo de errores. Hay varios programas de código abierto de libre uso y plataformas web de pago que complementan la funcionalidad con entornos de colaboración que pueden ser utilizados por el equipo del proyecto. Entre ellos, hay muchos: Junto con las herramientas mencionadas anteriormente, la suite de Zoho incluye un paquete de software integrado entre sí que permite mejorar y desarrollar el trabajo del equipo. Zoho Projects permite gestionar proyectos basados en el Cloud, planificar y supervisar el trabajo de manera eficiente y colaborar con todos los miembros del equipo de forma remota. Con Zoho Projects se puede configurar el proyecto con un sistema piramidal que parte de los hitos del proyecto, a las listas de tareas que representan los trabajos breakdown structure (WBS) a los grupos específicos que se asignarán a los propietarios del equipo del proyecto con plazos también representados en forma de diagrama de Gantt. Fuente: zoho.com/es/projects/
Artículo actualizado el: 09 agosto 2023
Talent Garden
Escrito por
Talent Garden, Digital Skills Academy

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