Sistema Kanban: una descripción general de la metodología Kanban

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La metodología Kanban fue desarrollada originalmente a principios de la década de 1940 en Japón por Taiichi Ohno (un ingeniero industrial y hombre de negocios) en un intento por mejorar los flujos de trabajo de los automóviles Toyota. La peculiaridad de Kanban es que es una forma “suave” de hacer que los cambios sucedan: no requiere cambios revolucionarios sino que se basa en desencadenar un proceso de pequeñas mejoras continuas. No requiere tirar todo lo que has hecho y empezar de zero, sino se enfoca en lo que ya estás haciendo y se basa en eso. Gracias a este enfoque no disruptivo, los equipos y la administración lo aceptan más fácilmente, ya que no amenaza el flujo de trabajo real, la organización del equipo o las personas involucradas, y los cambios ocurran en muchas partes pequeñas. Es extremadamente flexible: puedes aplicar Kanban a cualquier tipo de proyecto o flujo de trabajo, en cualquier campo, desde la automoción hasta el marketing, desde el desarrollo de software hasta las ventas, y se adapta especialmente bien a las áreas de trabajo del conocimiento. Kanban es la traducción a caracteres alfabéticos de una palabra japonesa que significa "tablero visual" o "signo". De hecho, Kanban ES una metodología visual: te recomendamos que configures un “tablero Kanban” en el que seguir visualmente el avance de un proyecto o de un flujo de trabajo. En la versión más simple, puedes imaginar un tablero Kanban como un tablero donde colocas notas adhesivas en tres columnas: "por hacer", "en progreso", "hecho". Y de esta manera, podrás echar un vistazo de inmediato a cómo va tu proyecto. Pero, obviamente, hay más en Kanban que eso.

Los 4 principios fundamentales de Kanban

Si deseas aplicar Kanban, debes tener en cuenta que este método sigue un conjunto de principios y reglas no muy estrictos, pero con pautas precisas. Comencemos con los 4 principios fundamentales:

Empieza con lo que estás haciendo ahora.
Acuerda adoptar cambios progresivos y evolutivos.
Respeta inicialmente los roles, responsabilidades y títulos de trabajo actuales.
Fomenta los actos de liderazgo a todos los niveles.

De lo anterior se desprende que la metodología Kanban - como mencionamos anteriormente - se enfoca en obtener pequeños cambios no disruptivos. Por ejemplo, el primer principio enfatiza el hecho de que cambiar los procesos o flujos de trabajo existentes de una vez puede ser perjudicial. Es mejor dejar que los cambios ocurran gradualmente y no forzar al equipo a un ritmo con el que no se sienta cómodo. De hecho, Kanban no requiere hacer cambios organizativos autoritarios, a menudo mal recibidos, pero alienta al equipo a identificar y realizar de manera colaborativa los cambios necesarios. Por la misma razón, se anima a las personas de todos los niveles (y no solo a la alta dirección) a aportar sus ideas y contribuir. La cuestión es superar el miedo y la resistencia al cambio que a menudo puede surgir en una empresa.

Las 6 prácticas centrales de Kanban

Con las 6 prácticas centrales podemos ver que el “espíritu” Kanban se desarrolla por completo. Hay que seguir estos pasos descritos a continuación:

Visualiza el flujo de trabajo
Limita WIP (trabajo en progreso)
Gestiona el flujo
Haz explícitas las políticas de proceso
Implementa bucles de retroalimentación
Mejora colaborativamente, evoluciona experimentalmente

Kanban se enfoca en optimizar los flujos de trabajo. Lo primero que tienes que hacer es visualizarlo (primera práctica) con la ayuda de un tablero Kanban, que puede ser físico o electrónico. Dependiendo de la complejidad de sus flujos, el tablero puede ser simple o muy complicado, pero en cualquier versión se utilizan tarjetas de colores para identificar diferentes elementos de trabajo y pasos del proceso. En una pizarra física se pueden utilizar notas adhesivas de colores. Las otras prácticas centrales se refieren al control del flujo de trabajo: al adoptar Kanban, tienes que intentar finalizar las tareas que ya has empezado antes de comenzar con otras nuevas (limita WIP), resaltar las etapas del flujo de trabajo y evitar cuellos de botella identificándolas rápidamente. Explica tus pautas para evitar malentendidos entre los miembros del equipo y trabaja de manera experimental, como en el método científico, con ágiles etapas de prueba y error, evaluando constantemente tus procesos.

Software Kanban

Incluso si los tableros físicos son una excelente manera de comenzar a practicar Kanban, el uso del software Kanban correcto puede ayudarte a ahorrar tiempo y trabajar de manera más fluida, gracias a sus funciones integradas. Hay muchas soluciones para elegir, las más conocidas son Kanbanize, Jira, Trello, Asana, Smartsheet y Flow-e. La mejor manera de saber si alguno de estos podría ser adecuado para tu empresa es probarlos, aprovechando sus versiones gratuitas o de prueba.

Artículo actualizado el: 09 agosto 2023

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