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Kanban-System: Ein Überblick über die Kanban-Methodik

Geschrieben von Talent Garden Talent Garden
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Die Methodik Kanban wurde ursprünglich Anfang der 1940er Jahre in Japan von Taiichi Ohne (einem Industrieingenieur und Geschäftsmann) entwickelt als ein Versuch, die Arbeitsabläufe bei Toyota Automobile zu verbessern. Die Besonderheit von Kanban ist, dass es eine “behutsame” Art ist, Veränderungen herbeizuführen: Sie verlangt nach keiner revolutionären Veränderung, sondern basiert darauf, einen Prozess von kontinuierlichen kleinen Veränderungen auszulösen. Die Methode verlangt nicht, dass man alles bisher Getane wegwirft und neu beginnt, statt dessen konzentriert sie sich darauf, was man bereits macht und baut darauf auf. Aufgrund dieses nicht zerstörerischen Ansatzes wird sie leichter von Teams und vom Management akzeptiert, da sie die gegenwärtigen Arbeitsabläufe, die Teamorganisation oder die involvierten Personen nicht bedroht, sondern Veränderungen durch viele kleine Schritte herbeiführt. Sie ist extrem flexibel: Man kann Kanban bei jeder Art von Projekt oder Arbeitsablauf anwenden, auf jedem Gebiet, von Automotive zu Marketing, von Softwareentwicklung zu Verkauf, und sie passt besonders gut zu Arbeitsbereichen, die wissensbasiert sind. Kanban ist die Übersetzung mit lateinischen Buchstaben eines japanischen Worts, das “Zeichen” bedeutet. In der Tat IST Kaban eine visuelle Methodologie: Sie verlangt, dass man ein “Kanban-Board” erstellt, auf dem man die Fortschritte eines Projekts oder Arbeitsablaufes visuell verfolgen kann. In seiner einfachsten Version kann man sich ein Kanban-Board als eine Tafel vorstellen, auf der man Klebezettel in drei Kolonnen einklebt: “To do”, “In progress”, “Fertig”. Und auf diese Weise kann man unmittelbar auf einen Blick erfassen, wie das Projekt läuft. Aber natürlich ist Kaban mehr als das.

Die 4 Grundprinzipien von Kanban

Wenn man Kanban anwenden will, muss man sich bewusst sein, dass Kanban einem Satz von Prinzipien und Regeln folgt, die zwar nicht strikt sind, aber eine präzise Anleitung geben. Hier zunächst die 4 Grundprinzipien:
  1. Beginne mit dem, was du gerade tust
  2. Willige ein, schrittweise und evolutionäre Veränderung anzustreben
  3. Respektiere zu Beginn die aktuellen Rollen, Verantwortlichkeiten und Jobtitel
  4. Fördere Leadershipverhalten auf allen Ebenen
An den oben erwähnten Punkten wird deutlich, dass die Kanban-Methodik - wie bereits vorher erwähnt - darauf abzielt, kleine, nicht-zerstörerische Veränderungen zu erreichen. So unterstreicht zum Beispiel das erste Prinzip, dass es von Nachteil sein könnte, alle existierenden Prozesse oder Arbeitsabläufe auf einmal zu ändern. Es ist besser, Veränderungen graduell zuzulassen statt ein Team zu einem Tempo zu zwingen, mit dem es sich unwohl fühlt. Grundsätzlich erfordert Kanban keine autoritär durchgeführten organisatorische Veränderungen, die oft schlecht aufgenommen werden, sondern ermutigt das Team dazu, zusammen Probleme zu identifizieren und die nötigen Veränderungen einzuleiten. Aus dem gleichen Grund werden Mitarbeiter aller Ebenen (und nicht nur das obere Management) dazu ermutigt, ihre Ideen und Vorschläge einzubringen. Ziel ist es, die in Unternehmen oft entstehenden Ängste und Widerstände gegen Veränderungen zu überwinden.

Die 6 zentralen Praktiken von Kanban

An diesen 6 zentralen Praktiken kann man den “Geist” von Kanban sich voll entfalten sehen. Diese sind:
  1. Visualisierung des Arbeitsflusses
  2. Einschränkung des WIP (Work in Progress)
  3. Leiten des Flow
  4. Eindeutige Gestaltung von Prozessstrategien
  5. Implementierung von Feedbackkreisläufen
  6. Gemeinschaftliche Verbesserungen, Entwicklung durch Versuche
Kanban zielt auf die Optimierung von Arbeitsschritten ab. Als erstes muss man sie mit Hilfe eines Kanban-Boards abbilden (erste Praktik), welches physisch oder elektronisch sein kann. Abhängig von der Komplexität der Abläufe, kann das Board einfach oder sehr kompliziert sein, aber in jeder Version benutzt man bunte Karten, um verschiedene Arbeitspositionen und Prozessschritte zu identifizieren. Bei einer physischen Tafel sollten bunte Klebezettel verwendet werden. Bei den anderen Kernpraktiken geht es darum, die Arbeitsschritte zu kontrollieren: Während der Anwendung von Kanban sollte man versuchen, Aufgaben zu Ende zu bringen bevor man neue übernimmt (Einschränkung des WIP), die Phasen des Arbeitsablaufes hervorheben und Engpässe durch ihre schnelle Identifizierung vermeiden. Die Richtlinien sollten eindeutig formuliert sein, um Missverständnissen im Team vorzubeugen und man sollte experimentell arbeiten wie bei einer wissenschaftlichen Methode, mit Trial-and-Error- Abschnitten und einer konstanten Bewertung der Prozesse.

Kanban Software

Selbst wenn eine physische Tafel ein großartiger Einstieg in die Anwendung von Kanban ist, so hilft die Verwendung der richtigen Kanban Software dabei, Zeit zu sparen und problemloser zu arbeiten aufgrund der vielen installierten Features. Es werden viele Lösungen angeboten, die bekanntesten sind Kanbanize, Jira, Trello, Asana, Smartsheet and Flow-e. Um zu erfahren, ob eine dieser Softwares für das eigene Unternehmen die richtige ist, sollte man die kostenlose Probeversion ausprobieren, die alle Hersteller anbieten.
Artikel aktualisiert am: 09 August 2023
Talent Garden
Geschrieben von
Talent Garden, Digital Skills Academy

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