7 apps y consejos para gestionar proyectos y ser más productivo en el trabajo

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Talent Garden

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La autoexigencia llega con el nuevo año, casi todos nos fijamos nuevos propósitos y hábitos bastante exigentes para empezar a llevar a cabo durante el mes de enero, sin embargo, rara vez conseguimos superar los objetivos después de las primeras semanas. Si has llegado hasta el mes de febrero, enhorabuena. Podemos ver que te lo has tomado en serio, y por eso vamos a echarte una mano. Queremos que consigas ser más productivo y sacarle todo el provecho posible a tu tiempo. Como ya sabes, la capacidad de organización y concentración es imprescindible. Dejar de procrastinar y centrarnos en los proyectos que nos ocupan debe convertirse en una prioridad. Sin embargo, aunque la teoría está más que aprendida, llevarlo a la práctica no siempre es fácil. De hecho, son muchas las personas que necesitan un poco de ayuda o un empujoncito. Romper los hábitos que nos impiden llevar una mejor organización y mantener la concentración no es cosa de un día, pero tampoco es imposible. Los expertos en psicoproductividad recomiendan usar apps sencillas que puedes instalar en tú teléfono, y que sumadas a un poco de motivación, disciplina y fuerza de voluntad, pueden llevarte a alcanzar cualquier reto. Estos son algunos tips y algunas aplicaciones que pueden ayudar a hacerte la vida un poco más fácil: Planifica: Tener por adelantado tu plan de trabajo, tu plan de ruta desde el día anterior, saber lo que quieres y tener claros tus objetivos es uno de los mejores repelentes para las distracciones. Algunas aplicaciones que pueden ayudarte son:

Trello

Seguro que te suena o incluso ya la has usado alguna vez, es una de las aplicaciones más populares para gestionar las tareas. Funciona como un enorme tablón virtual en el que podemos ir añadiendo tarjetas. Trello está disponible tanto para ordenador (en su web, Appstore y Microsoft Store) como para smartphone (disponible tanto para iOS como Android). La app es gratuita, aunque tiene una opción de pago. Es una opción útil si quieres usarla de forma colaborativa, ideal para trabajar en equipo, y además tiene plantillas prediseñadas para que comenzar sea más sencillo.

Calendly

Cuando tus días se llenan de reuniones y llamadas, seguro que a veces se hace complicado encontrar huecos. ¿Y si existe una app que lo busca por ti y confirma la reunión automáticamente? Con Calendly podrás olvidarte de negociar la fecha y hora que más convenga. Esta aplicación mejora el proceso de gestión de reuniones a través de la automatización, un factor clave para aumentar la productividad. NO a la multitarea. Concentrate. Es mejor hacer una sola cosa a la vez. La multitarea puede llevarte a la desconcentración, dispersión y ansiedad.

WasteNoTime

Descansar es un bien necesario, sin embargo, esos ‘descansos’ no pueden convertirse en más de una hora de improductividad. Entrar en redes sociales mientras trabajas es una de las distracciones más frecuentes, pueden engancharte durante más tiempo del necesario, por eso existe WasteNoTime. Se trata de una extensión para tu navegador que bloquea el acceso a webs específicas durante horas o días determinados. De esta forma, conseguiremos mantenernos alejados, durante nuestro horario de trabajo, de esas webs que nos llevan a perder el tiempo. La herramienta está disponible para Chrome y Safari. Organízate. Divide cada trabajo. Descompón cada tarea y haz un plan de ruta. Así vencerás el bloqueo que supone a veces enfrentarnos a una gran lista de cosas que hacer.

Todoist

Todoist está disponible para todo tipo de plataformas (móvil, desktop, wearables). Es una de las soluciones más populares en gestión de tareas. Permite organizar las tareas por etiquetas, crear subtareas y, por supuesto, trabajar en equipo con posibilidad de hacer comentarios y adjuntar archivos. Uno de los detalles más interesantes de Todoist es que nos permite establecer la prioridad de cada tarea en cuatro niveles y también generar tareas que se repiten en el tiempo. La pega es que si quieres sacarle todo el partido deberás suscribirte a su versión premium.

Mixmax

Contestar emails puede convertirse en una tarea sin fin, por eso es importante controlar el tiempo que le dedicamos. Mixmax es una herramienta que añade una extensión para tu correo de Gmail que multiplica su versatilidad y cuyas funcionalidades te permitirán gestionar el tiempo que dedicas a tus emails, como “pausar” un correo hasta un día concreto, controlar si un correo ha sido leído, etc. También cuenta con un calendario compartido y otras funcionalidades que permiten insertar encuestas en tus emails, hacer sondeos, etc. Es gratuita, aunque tiene una modalidad de pago que ofrece acceso a más funciones.

Slack

De sobra conocida, Slack se ha convertido en una de las herramientas de comunicación interna para miles de empresas de todo el mundo. Su funcionamiento es sencillo pero productivo: permite chats privados entre miembros de la empresa, grupos abiertos a los que cualquiera puede sumarse o grupos privados a los que solo pueden estar las personas que sean invitadas por el administrador. Permite compartir archivos y tiene centenares de integraciones con otras aplicaciones, tales como Google Analytics, Google Drive, Outlook o Trello. Descansa. Trabajar de forma continuada, sin parar y en largos periodos de tiempo no ayuda en absoluto. Detenernos unos minutos para respirar, hidratarnos y estirar el cuerpo es vital.

Focus To-Do

Para que tu productividad aumente es necesario darle al cuerpo el tiempo necesario. Necesitas tomarte descansos. Si quieres hacerlo de forma eficiente, te recomendamos Focus To-Do, una app que combina el temporizador del famoso método Pomodoro con la gestión de tareas. Ya cuenta con más de un millón de descargas y valoraciones muy positivas por parte de los usuarios. También tiene un modo estricto que bloquea el teléfono y el uso de aplicaciones. Usando esta herramienta tu forma de trabajar será cada vez más eficiente. Tiene disponibilidad tanto para Android como para iOS de forma totalmente gratuita. Después de leer las opciones de esta lista, haz un análisis de tus necesidades y empieza probando las apps que crees que las cubren. Si consigues sacarle partido, estarás un pasito más cerca de haber mejorado tu productividad.

Artículo actualizado el: 09 agosto 2023

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