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Introduzione al Lean Management: principi e fasi

Scritto da Talent Garden Talent Garden
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Il lean management, gestione aziendale snella, affonda le sue radici in una visione di gestione aziendale orientata al continuo miglioramento e alla continua evoluzione. Non importa che si tratti di un’azienda di prodotto o manifatturiera, che sia un’azienda di servizi, di grandi, di medie o di piccole dimensioni: l’approccio lean può essere applicato a qualunque tipologia di azienda. La principale sfida del lean management, infatti, è ridurre sprechi di tempo attraverso la creazione e la gestione di processi standardizzati che aiutino l’efficienza aziendale. La razionalizzazione dei processi aiuterà a focalizzarsi su come generare effettivo valore non solo verso il cliente finale, ma anche all’interno dell’azienda stessa, favorendo la crescita e lo sviluppo delle risorse interne, a partire dal top management.

Cos'è il Lean Management?

Il lean management si basa sul lean thinking, il pensiero snello, cioè l’analisi degli sprechi di tempo all’interno di un’azienda e la loro riduzione o eliminazione attraverso la creazione di metodo e processo. Parlare di lean thinking come metodologia di lavoro rischierebbe di essere riduttivo. Il lean thinking, infatti, porta con sé la necessità di evolvere e migliorare mindset, cultura e valori aziendali, cercando soluzioni innovative e risolutive di problemi specifici. Le origini del lean management si rintracciano nel Toyota Production System (TPS), sviluppato da Taiichi Ohno, ingegnere industriale di Toyota. Il TPS si propone come sistema produttivo alternativo nello scenario del mercato giapponese post-bellico, caratterizzato da scarsità di risorse e da una domanda di mercato bassa e disomogenea. Ohno studiò il sistema fordista americano cercando ispirazione per creare un modello che si adeguasse a quello giapponese. Ohno imparò dal sistema fordista l’importanza di misurare ed analizzare i tempi di lavoro e, in secondo luogo, la necessità di creare e applicare metodologie di lavoro standard. A contribuire maggiormente nella creazione del metodo TPS fu però la scoperta del supermercato americano. Ohno rimase colpito da questo modello di consumo, allora poco diffuso in Giappone, in cui il consumatore poteva scegliere in autonomia i prodotti, prenderli dagli scaffali e in autonomia dirigersi alle casse per pagare. Tra gli anni 50 e gli anni 80 del 900, traendo ispirazione da questi elementi, il Toyota Production System viene rafforzato e potenziato. Il suo obiettivo è garantire qualità alta, a costi più bassi, con tempi di consegna veloci e con un forte senso di appartenenza e responsabilità dei singoli lavoratori. I principali pilastri del modello TPS che introducono al lean management sono:
  • il just in time, che consiste nella necessità di produrre sulla base dell’effettiva domanda
  • l’autonomazione, autonomia ed automazione, cioè l’automazione aiutata da una componente umana, che consiste nell’identificazione di errori ed anomalie in maniera automatica. Tali automatismi aiutano a far risparmiare tempo al singolo lavoratore, che potrà invece concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto.
Questo modello consentì a Toyota di distinguersi a livello mondiale, sorpassando, con il suo sistema di produzione, quello fordista. Intorno alla fine degli anni 70, ci fu un’importantissima inversione di tendenza: le aziende americane cominciarono ad ispirarsi a quelle giapponesi e a studiare il sistema della Toyota. Negli anni 90 per la prima volta si cominciò a parlare di Lean production per riferirsi alla produzione snella giapponese, che si contrapponeva alla produzione di massa americana, molto più rigida e meno flessibile Nel 1996 Womack e Jones pubblicano il libro “Lean Thinking”. In questo saggio viene analizzato l’intero sistema giapponese e la messa in atto della lean production, che porterà successivamente all’espansione del modello lean come metodo adattabile a qualunque contesto, a qualunque processo, a qualunque area dell’attività umana, a qualunque azienda, a qualunque progetto. Lean è quindi una filosofia, che si basa su alcuni alcuni pilastri fondamentali: un processo per funzionare deve favorire risparmio di tempi, costi, aumentare il valore per il cliente, migliorare la qualità della vita delle persone che aderiscono al progetto.

I principi del Lean Management

I 5 principi del modello lean, applicabile alla gestione aziendale, ma anche al modello di gestione di un progetto sono:
  1. Definire il valore: in questa fase è necessario comprendere quale sia il reale valore che, come azienda, nella gestione di un progetto, nella vendita di un prodotto o nella vendita di un servizio, generiamo nei confronti del nostro cliente finale. Per farlo, è necessario guardare tutto con gli occhi del cliente. La domanda da farsi in questo caso è “quanto sarebbe disposto a pagare il cliente se sapesse cosa si nasconde dietro al processo produttivo del mio prodotto o del mio servizio?”.
  2. Definizione del flusso di lavoro: per definire il valore per il cliente e per rispondere alla domanda del primo punto, dovremo interrogarci sul nostro flusso di lavoro e analizzarlo accuratamente. Questo ci aiuterà ad individuare eventuali inefficienze, ridondanze, sprechi di tempo, attività a basso valore aggiunto che svolgiamo abitualmente e che non generano reale valore per il cliente; allo stesso modo potremo comprendere quali sono le attività di maggiore valore, quello su cui è importante concentrarci e che genera maggiore soddisfazione al cliente. In questa fase rintracceremo anche le attività che, pur non essendo di valore, sono comunque necessarie e non negoziabili.
  3. Ottimizzare il flusso: avendo chiaro il valore che si attende il cliente e le inefficienze del nostro processo, saremo pronti ad ottimizzare il flusso e a trovare reali soluzioni di ottimizzazione. A questo punto potremo ridurre gli sprechi di tempo e le inefficienze generate da attività a basso valore aggiunto che non generano risultati o, ancora, trovare modalità di lavoro che consentano di automatizzare attività ripetitive. Recupereremo il tempo per focalizzarci esclusivamente su ciò che genera reale valore e soddisfazione al nostro cliente finale.
  4. Implementare un sistema pull: le attività ad alto valore aggiunto devono sempre essere spinte da una domanda del cliente, secondo una metodologia PULL. Il cliente finale, quindi, dovrà realmente percepire come rilevanti queste attività, le quali, a loro volta, dovranno rispondere ad un’effettiva esigenza del cliente. Il rischio in cui potremmo incorrere, infatti, è che anche un’attività ad alto valore rappresenti uno spreco di tempo se il suo valore non è realmente percepito o necessario al cliente.
  5. Cercare la perfezione e miglioramento continuo: sarà necessario mantenere un approccio orientato alla continua evoluzione e al continuo miglioramento del nostro processo. La spinta verso la perfezione deve essere costante ed è necessario mantenere, secondo la migliore delle filosofie giapponesi, una profonda umiltà nel comprendere che non si è mai realmente arrivati alla meta. In questo modo sarà possibile agire sempre in maniera innovativa, seguendo alti standard qualitativi.
I 5 principi del lean management devono essere considerati come fasi che si ripetono e che ricorrono ciclicamente nell’ottica di continua evoluzione e miglioramento e devono essere applicati a qualunque livello aziendale, partendo dal top management. Un elemento cruciale senza il quale questi principi non potranno mai funzionare è il coinvolgimento delle risorse che fanno parte dell’azienda. Avendo chiari gli obiettivi aziendali e le linee guida strategiche, tutte le risorse dovranno essere coinvolte, sentirsi parte integrante e struttura portante dell’azienda o del progetto. Le risorse dovranno essere motivate al raggiungimento di obiettivi comuni, non solo migliorando il processo, ma attraverso un lavoro di responsabilizzazione individuale e condivisa, di collaborazione collettiva, di ricerca continua di soluzione al problema.

Le fasi del Lean Management

Tra le metodologie più diffuse per garantire la reale applicazione di lean management abbiamo quella del ciclo di Deming (PDCA) - basato sulle fasi del Plan, Do, Check, Act. Questa metodologia si caratterizza per essere di natura ciclica e circolare. Ognuna delle fasi che andremo a descrivere, quindi, ricorrerà in ottica di continuo miglioramento e sperimentazione. Il ciclo di Deming è un metodo che si articola in quattro fasi principali:
  1. Plan (pianificazione): è la fase di definizione degli obiettivi e dei risultati attesi, sulla base dei quali si definiscono la strategia, il piano di azione e le linee guida di processo.
  2. Do (esecuzione): è la fase esecutiva in cui si attua quanto era stato precedentemente pianificato. In questa fase bisognerà porre particolare attenzione a seguire gli obiettivi definiti inizialmente e a non discostarsi da questi.
  3. Check (verifica): è la fase in cui si verifica che non vi siano discrepanze tra le due fasi precedenti, cioè tra ciò che era stato pianificato e ciò che effettivamente è stato eseguito in termini di attività.
  4. Act (azione): sulla base dei risultati emersi nella precedente fase di verifica, si attueranno eventuali correttivi, miglioramenti, ottimizzazione dei processi nell’ottica di continuo miglioramento. Questa ultima fase riporta nuovamente alla fase di plan.

I benefici del lean management

I principali benefici derivanti dal lean management sono:
  • efficientamento dei processi
  • migliore efficacia e qualità nel raggiungimento degli obiettivi finali
  • riduzione dei tempi di lavoro, soprattutto in relazione ad attività ripetitive e di poco valore
  • maggiore focus qualitativo sulle attività a maggiore valore aggiunto
  • sviluppo delle capacità individuali e della responsabilizzazione delle risorse
  • continuo miglioramento del prodotto o del servizio offerto grazie all’attenzione agli obiettivi del cliente
  • incremento del valore percepito del prodotto o del servizio.
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Articolo aggiornato il: 30 agosto 2023
Talent Garden
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Talent Garden, Digital Skills Academy

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