Introducción al Lean Management: principios y fases

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Lean management, gestión empresarial ajustada, tiene sus raíces en una visión de gestión empresarial orientada hacia la mejora y la evolución continua. No importa si se trata de una empresa de productos o de fabricación, si es una empresa de servicios, grande, mediana o pequeña: el enfoque lean se puede aplicar a cualquier tipo de empresa. El principal desafío de la gestión ajustada, de hecho, es reducir la pérdida de tiempo mediante la creación y gestión de procesos estandarizados que ayuden a la eficiencia empresarial. La racionalización de procesos ayudará a enfocarse en cómo generar valor efectivo no solo hacia el cliente final, sino también dentro de la propia empresa, fomentando el crecimiento y desarrollo de los recursos internos, comenzando por la alta dirección.

¿Qué es el Lean Management?

Lean management se basa en el pensamiento lean, es decir, el análisis del tiempo perdido dentro de una empresa y su reducción o eliminación a través de la creación de métodos y procesos. Hablar de pensamiento lean como metodología de trabajo correría el riesgo de ser reductivo. El pensamiento Lean, de hecho, trae consigo la necesidad de evolucionar y mejorar la mentalidad, la cultura y los valores corporativos, buscando soluciones innovadoras y resolutivas a problemas específicos. Los orígenes de la gestión ajustada se remontan al Sistema de producción de Toyota (TPS), desarrollado por Taiichi Ohno, ingeniero industrial de Toyota. El TPS se plantea como un sistema de producción alternativo en el escenario del mercado japonés de posguerra, caracterizado por la escasez de recursos y por una demanda de mercado baja y desigual. Ohno estudió el sistema fordista americano buscando inspiración para crear un modelo que se adaptara al japonés. Ohno aprendió del sistema fordista la importancia de medir y analizar los tiempos de trabajo y, en segundo lugar, la necesidad de crear y aplicar métodos de trabajo estándar. Sin embargo, el descubrimiento del supermercado americano contribuyó más a la creación del método TPS. A Ohno le llamó la atención este modelo de consumo, entonces poco extendido en Japón, en el que el consumidor podía elegir los productos de forma independiente, sacarlos de las estanterías e ir de forma independiente a la caja a pagar. Entre las décadas de 1950 y 1980, inspirándose en estos elementos, se fortaleció y mejoró el Sistema de Producción de Toyota. Su objetivo es garantizar alta calidad, a menores costos, con tiempos de entrega rápidos y con un fuerte sentido de pertenencia y responsabilidad de los trabajadores individuales. Los principales pilares del modelo TPS que introducen la gestión lean son:

el just in time, que consiste en la necesidad de producir sobre la base de la demanda real
automación, autonomía y automatización, es decir, automatización asistida por un componente humano, que consiste en identificar automáticamente errores y anomalías. Estos automatismos ayudan a ahorrar tiempo al trabajador individual, que puede concentrarse en actividades de mayor valor añadido.

Este modelo permitió a Toyota distinguirse a nivel mundial, superando con su sistema de producción al fordista. Hacia finales de los años 70 se produjo un vuelco muy importante: las empresas americanas empezaron a inspirarse en las japonesas ya estudiar el sistema Toyota. En los años 90 por primera vez empezamos a hablar de Lean production para referirnos a la lean production japonesa, que se oponía a la producción en masa americana, mucho más rígida y menos flexible. En 1996, Womack y Jones publicaron el libro "Lean Thinking". Este ensayo analiza todo el sistema japonés y la implementación de la producción ajustada, que posteriormente conducirá a la expansión del modelo lean como un método que se puede adaptar a cualquier contexto, a cualquier proceso, a cualquier área de la actividad humana, a cualquier empresa, a cualquier proyecto. Lean es por tanto una filosofía, que se asienta sobre unos pilares fundamentales: para que un proceso funcione debe favorecer el ahorro de tiempo, costes, aumentar el valor para el cliente, mejorar la calidad de vida de las personas que se integran al proyecto.

Los principios del Lean Management

Los 5 principios del modelo lean, aplicables a la gestión empresarial, pero también al modelo de gestión de un proyecto son:

Definir el valor: en esta fase es necesario comprender cuál es el valor real que, como empresa, en la gestión de un proyecto, en la venta de un producto o en la venta de un servicio, generamos hacia nuestro cliente final. Para hacer esto, tienes que mirar todo a través de los ojos del cliente. La pregunta a hacerte en este caso es "¿cuánto estaría dispuesto a pagar el cliente si supiera qué hay detrás del proceso de producción de mi producto o servicio?".
Definición del flujo de trabajo: para definir el valor del cliente y responder a la pregunta del primer punto, necesitaremos cuestionar nuestro flujo de trabajo y analizarlo a fondo. Esto nos ayudará a identificar ineficiencias, redundancias, pérdidas de tiempo, actividades de bajo valor añadido que solemos realizar y que no generan valor real para el cliente; del mismo modo podremos entender cuáles son las actividades de mayor valor, en las que es importante enfocarse y que generan mayor satisfacción al cliente. En esta etapa, también rastrearemos los activos que, si bien no tienen valor, siguen siendo necesarios y no negociables.
Optimizar el flujo: teniendo claro el valor que espera el cliente y las ineficiencias de nuestro proceso, estaremos listos para optimizar el flujo y encontrar soluciones reales de optimización. En este punto seremos capaces de reducir las pérdidas de tiempo y las ineficiencias generadas por actividades de bajo valor añadido que no generan resultados o, de nuevo, encontrar métodos de trabajo que nos permitan automatizar actividades repetitivas. Recuperaremos el tiempo para centrarnos exclusivamente en lo que genera valor real y satisfacción para nuestro cliente final.
Implementar un sistema pull: las actividades de alto valor añadido siempre deben estar impulsadas por una demanda del cliente, según una metodología PULL. El cliente final, por tanto, debe percibir realmente estas actividades como relevantes, que, a su vez, deben responder a una necesidad real del cliente. El riesgo que podríamos correr, de hecho, es que incluso una actividad de alto valor represente una pérdida de tiempo si su valor no es realmente percibido o necesitado por el cliente.
Buscar la perfección y la mejora continua: será necesario mantener un enfoque orientado a la evolución continua y la mejora continua de nuestro proceso. El impulso hacia la perfección tiene que ser constante y además es necesario mantener, según la mejor de las filosofías japonesas, una profunda humildad en la comprensión de que nunca se ha llegado realmente a la meta. De esta forma será posible actuar siempre de manera innovadora, siguiendo altos estándares de calidad.

Los 5 principios del lean management deben ser considerados como fases que se repiten y recurren cíclicamente con miras a la evolución y mejora continua y se aplican a cualquier nivel de la empresa, comenzando por la alta dirección. Un elemento crucial sin el cual estos principios nunca funcionarán es la implicación de los recursos que forman parte de la empresa. Teniendo claros los objetivos corporativos y los lineamientos estratégicos, todos los recursos deben estar involucrados, sentirse parte integral y columna vertebral de la empresa o proyecto. Los recursos deben estar motivados para lograr objetivos comunes, no solo mejorando el proceso, sino a través de un trabajo de responsabilidad individual y compartida, de colaboración colectiva, de búsqueda continua de una solución al problema.

Las fases del Lean Management

Entre las metodologías más difundidas para garantizar la aplicación real del lean management tenemos la del ciclo Deming (PDCA) -basado en las fases del Plan, Do, Check, Act. Esta metodología se caracteriza por ser de carácter cíclico y circular. Cada una de las fases que vamos a describir, por tanto, se repetirá con vistas a la mejora y experimentación continuas. El ciclo de Deming es un método que se divide en cuatro fases principales:

Plan: es la fase de definición de los objetivos y resultados esperados, a partir de la cual se define la estrategia, el plan de acción y las directrices del proceso.
Do (ejecución): es la fase ejecutiva en la que se implementa lo previamente planificado. En esta fase tendrás que prestar especial atención a seguir los objetivos definidos inicialmente y no desviarte de ellos.
Check: es la fase en la que se verifica que no existen discrepancias entre las dos fases anteriores, es decir, entre lo planificado y lo realmente realizado en cuanto a actividades.
Act (acción): en base a los resultados surgidos en la fase de verificación anterior, se implementarán las correcciones, mejoras, optimización de procesos con miras a la mejora continua. Esta última fase te lleva de vuelta a la fase del plan.

Los beneficios del lean management

Los principales beneficios que se derivan de la gestión lean son:

simplificación de procesos
mejor eficacia y calidad en el logro de los objetivos finales
reducción de los tiempos de trabajo, especialmente en relación con actividades repetitivas y de poco valor
mayor enfoque cualitativo en actividades con mayor valor agregado
desarrollo de habilidades individuales y potenciación de los recursos
mejora continua del producto o servicio ofrecido gracias a la atención a los objetivos del cliente
aumento en el valor percibido del producto o servicio.

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Artículo actualizado el: 09 agosto 2023

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Talent Garden, Digital Skills Academy

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