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Design Thinking per HR: trasformare la cultura del feedback in azienda

Scritto da Talent Garden Talent Garden
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In un mondo in continua evoluzione, il ruolo HR si sta trasformando rapidamente. La domanda fondamentale che dobbiamo farci riguardo all'evoluzione di questo ruolo è: quali competenze deve avere un HR nel 2023 per raggiungere i propri obiettivi? Se trent’anni fa la risposta era relativamente semplice, dato che una formazione base era composta da attività come: gestione paghe, screening CV, contrattazione sindacale, organizzazione aziendale.  Oggi queste competenze tecniche classiche non sono più sufficienti per affrontare i problemi attuali come la guerra dei talent e il quiet quitting. Ci vengono poste domande a cui non eravamo pronti a rispondere e affrontiamo sfide alle quali non eravamo preparati. Come possiamo quindi affrontare questi nuovi problemi? 

Grazie a uno strumento tipico dei nostri colleghi designer: il Design Thinking!

In questo articolo vi presenteremo brevemente una soluzione innovativa in risposta a una delle problematiche HR più comuni, che può rivoluzionare la modalità di lavoro dei vostri team: come cambiare la cultura del feedback. Per farlo, utilizzeremo uno strumento molto diffuso tra i designer: il Design Thinking.  A marzo scorso ci siamo posti l’obiettivo di migliorare le performance del nostro team e sfruttare il potenziale nascosto delle nostre risorse. In questo articolo, vi spiegheremo il processo che abbiamo seguito, utilizzando il Design Thinking come principale strumento innovativo ed efficace.

Fase 1: la sfida aziendale

L’obiettivo principale che ci siamo posti è stato la creazione di una cultura del feedback in azienda che fosse positiva e valorizzante. Per raggiungere questo obiettivo abbiamo supportato le persone del nostro team a scoprire i propri punti di forza, individuare le attività in cui portano maggior valore aggiunto e identificare invece quelle in cui potrebbero migliorare per contribuire al meglio al raggiungimento degli obiettivi condivisi.  Agire sulla cultura delle relazioni in azienda è stato fondamentale per migliorare la performance dei nostri dipendenti e, di conseguenza, i risultati di business, incoraggiando il contributo dei colleghi per aiutare i dipendenti a migliorare costantemente e a dare il massimo.

Fase 2: empatia

Nella nostra missione di costruire una nuova cultura del feedback positiva e valorizzante, è fondamentale identificare tutti i momenti e le situazioni in cui le persone possono confrontarsi, empatizzare e comprendere i sentimenti che ogni interazione - un messaggio slack, un caffè, una riunione, un meeting di tutta l’azienda con nomina del dipendente del mese - genera. Per fare questo, ci siamo messi nei panni dei membri del team, abbiamo parlato con loro e raccolto diversi pareri tramite survey e conversazioni. Attraverso l’empatia abbiamo cercato di comprendere i sentimenti che ciascun momento di confronto o di mancato confronto tra colleghi e con i propri manager suscita.

Fase 3: categorizzazione

Dopo aver raggruppato tutti gli insight ricevuti durante la fase di empatia, abbiamo confrontato i nostri insight con le esperienze delle altre realtà. In questo modo abbiamo compreso che il momento in cui i nostri colleghi sentono maggiore soddisfazione è quello in cui ricevono feedback direttamente dai loro pari. Inoltre, abbiamo capito che il feedback più prezioso non è quello del proprio manager, bensì quello di una persona con cui si è svolta un’attività, indipendentemente dall’importanza del progetto. Abbiamo quindi compreso che il feedback più prezioso non si ottiene dai meeting strutturati, bensì da momenti informali passati insieme.

Fase 4 : definizione

A questo punto del processo abbiamo quindi circoscritto il problema, individuando una domanda semplice: qual è il modo migliore per affrontare il feedback tra pari?Questo ci ha permesso di non perderci in una discussione filosofica, ma ci ha permesso di arrivare a una soluzione pratica per risolvere una situazione molto circoscritta.

Fase 5: ideazione

In questa fase ci siamo invece concentrati sulla parte creativa. Ci siamo allontanati dal “problema” affrontato fino a questo momento e abbiamo iniziato a cercare soluzioni. Per individuare le migliori abbiamo fatto attività di brainstorming, senza porci freni di budget, tempo o effort.  Alla fine della discussione siamo arrivati a individuare la soluzione migliore: un corso di formazione su feedback culture, comunicazione efficace e leadership collaborativa affiancato all’implementazione di una piattaforma per dare la possibilità a tutti i dipendenti di chiedere e ricevere feedback.

Fase 6: prototipazione

Dopo il momento stimolante e creativo del brainstorming è arrivata la doccia fredda. Infatti a questo punto del processo abbiamo iniziato a fare i conti con i budget aziendali e con le agende di tutti e, passando all’attuazione della soluzione ci siamo resi conto che sarebbe stata troppo complessa, costosa e time consuming.  Qui è entrato in gioco il design thinking che ci ha aiutati a non perdere l’ottimismo, grazie all'utilizzo della prototipazione. Ci siamo concentrati sul creare una soluzione più semplice e che potesse essere immediatamente visibile: scartando la super-soluzione e abbiamo creato una soluzione immediatamente realizzabile. I due motivi principali per cui non è possibile semplicemente decidere di “aspettare che ci sia budget” sono i seguenti: 
  • Le persone coinvolte nel processo decisionale sentirebbero di aver “buttato via il tempo” e di aver contribuito con idee che non hanno avuto nessun seguito
  • Pur lavorando nel modo più “scientifico” per arrivare alla soluzione, non avremo mai veramente la certezza che la nostra soluzione funzionerà. Cosa ce ne faremo della piattaforma perfetta e costosissima se poi nessuno la userà?
Siamo arrivati così a un “prototipo”, un minimum viable product che ci ha permesso di avviare il progetto: abbiamo creato una formazione rapida sul concetto di feedback e sulle modalità di condivisione del feedback fruibile tramite video loom. Inoltre abbiamo creato un Wall su Notion per dare a ciascuno la possibilità di dare feedback pubblici a cui ciascuno farà seguito, chiedendo se necessario una richiesta di confronto di persona.

Fase 7: test

Finalmente si va live!  Il tempo di realizzazione del progetto è calato notevolmente e così siamo riusciti a partire in  meno di un mese. Il nostro wall è stato avviato e ciascun membro del team riceve mensilmente una media di 4-5 feedback personali, di questi solo uno tendenzialmente ha bisogno di un ulteriore chiarimento a voce. Inoltre tutti i nostri loom di formazione sono disponibili online per tutti i nuovi assunti, per permettere ai nuovi assunti di acquisire tutte le informazioni necessarie.  Sappiamo se ha funzionato? Sì, dopo l’ultima fase abbiamo raccolto dei dati grazie a un feedback form inviato a tutti i partecipanti.
Articolo aggiornato il: 17 agosto 2023
Talent Garden
Scritto da
Talent Garden, Digital Skills Academy

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