Il primo giorno in un’azienda nuova le domande sono di due tipi. Ci sono quelle pratiche: dove trovo il modello per le offerte, chi approva le spese, come si prenota una sala. E ci sono quelle che nessuno scrive: a chi conviene chiedere prima di una riunione importante, quali clienti vanno trattati con più attenzione, perché un progetto è andato come è andato.
In Talent Garden queste domande le sentiamo spesso. Ogni anno entrano molte persone nuove e l’onboarding è sempre stato uno dei temi su cui il nostro HR ha lavorato di più: fare in modo che chi arriva diventi parte del team in fretta, senza pesare troppo su chi c’è già.
C’è anche un’abitudine che ci portiamo dietro da sempre: le innovazioni che proponiamo alle aziende le proviamo prima su di noi. Così è andata anche questa volta. Prima di portare l’onboarding con l’AI ai nostri clienti, lo abbiamo testato sui nostri nuovi ingressi. All’inizio temevamo che l’AI togliesse spazio alle persone. È successo il contrario.
Per anni l’onboarding ha provato a rispondere a entrambe con gli stessi strumenti: manuali, slide, una lista di persone da conoscere. Quando lo abbiamo ripensato con l’AI, la prima scelta è stata separarle.
Le domande che abbiamo dato all’AI
Le domande pratiche le abbiamo affidate all’AI. Chi entra ha un collega virtuale a cui chiedere in qualsiasi momento, e la risposta arriva dal brain aziendale: i documenti, gli strumenti che usiamo ogni giorno, quello che è stato detto nelle riunioni. Non deve aspettare che qualcuno sia libero, e non deve sentirsi in imbarazzo a chiedere la stessa cosa due volte.
Il primo giorno l’AI guida un percorso di attività tra i luoghi e le persone chiave dell’azienda, che si chiude con HR. Poi, nelle settimane successive, fa dei momenti di dialogo con chi è appena entrato: raccoglie dubbi, difficoltà e progressi.
Quello che abbiamo lasciato alle persone
Tutto il resto è rimasto alle persone, e lo abbiamo reso più esplicito di prima.
Ogni nuovo ingresso ha un buddy: un collega in azienda da qualche anno, non un responsabile. Il suo compito è raccontare le regole non scritte, con un caffè ogni settimana per i primi tre mesi. Con lui si parla di come funzionano davvero le cose qui.
Il manager costruisce con la persona un piano a 30, 60 e 90 giorni: cosa ci si aspetta, su cosa misurarsi, quando fare il punto. HR tiene insieme il percorso e c’è nei momenti che contano, dal primo giorno in poi.
In mezzo ci sono l’affiancamento sul campo, cioè vedere i colleghi lavorare, e la formazione sul nostro modo di fare le cose.
Perché il buddy conta ancora di più
Prima, una buona parte del tempo del buddy se ne andava in domande pratiche: il modello giusto, la persona da contattare, la procedura da seguire. Sono domande legittime, ma ripetute a ogni ingresso consumano proprio le ore che servirebbero per il resto. Adesso a quelle risponde il collega virtuale, e il caffè settimanale può andare su quello che conta: come si sta inserendo la persona, cosa non le torna, a chi presentarla.
Ci sono cose che un sistema non può dare. La fiducia che nasce quando un collega ti dice come ha sbagliato lui il primo mese. Il senso di appartenenza, che si costruisce a pranzo con i colleghi. Il giudizio su quando una regola si può piegare. Sono queste le cose che fanno restare le persone, e sono queste che il buddy ha finalmente il tempo di dare.
Per chi fa il buddy cambia anche il ruolo. Le domande di routine non passano più da lui, e il suo tempo va su come si sta qui. È un compito più leggero da gestire e più importante da fare bene.
Ascoltati, non valutati
C’è un punto su cui siamo stati molto attenti. I momenti di dialogo con l’AI servono ad ascoltare chi entra, non a giudicarlo. Chi parla sa cosa viene condiviso e con chi, e a HR arriva quello che serve per migliorare il percorso, non il diario di una persona.
Quello che emerge da questi dialoghi entra nel brain aziendale. Le domande che si ripetono indicano dove manca qualcosa: un documento da scrivere, una procedura da chiarire, una persona da coinvolgere prima. Ogni ingresso rende il percorso del successivo un po’ più semplice.
Cosa ci portiamo via
Con l’AI l’onboarding diventa più veloce, ma il punto per noi è un altro: le persone che accolgono hanno più tempo per farlo bene. Le relazioni, la fiducia e la cultura di un’azienda passano ancora da persona a persona. L’AI toglie di mezzo tutto quello che le rallentava.
Abbiamo dato a questo modo di lavorare un nome interno che lo riassume bene: High Tech, High Touch.
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