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Questo articolo spiega come creare un project management plan digitale, partendo dai principi tradizionali del PMP.
Non si tratta soltanto di una guida sul project management, ma di un percorso lungo tutte le fasi progettuali, identificando i diversi ruoli e stakeholder coinvolti nel progetto e le dinamiche e norme da rispettare per portarlo a compimento.
Per iniziare a pensare alla creazione di un project management plan, bisogna partire dalla definizione di progetto.
Possiamo definire un progetto come:
l“organizzazione di azioni nel tempo per il perseguimento di uno scopo predefinito, attraverso le varie fasi di progettazione da parte di uno o più progettisti. Scopo finale è la realizzazione di un bene o servizio il cui ciclo di sviluppo è gestito tipicamente attraverso tecniche di project management.”
La definizione formale è utile perché ci aiuta a capire il processo di project management, che mette in risalto delle azioni nel tempo per il raggiungimento di uno scopo predefinito:
- Tempo, non si tratta di azioni continuative ma operatività per le quali è indispensabile formare un team di lavoro, quantificare un effort necessario, deliverare un prodotto, un servizio o un risultato.
- Scopo, rappresenta il cuore del progetto e richiede la messa a terra di best practice che vedremo nei paragrafi successivi e output che possano permetterne il monitoraggio e controllo dell’effort e delle tempistiche definite al raggiungimento del successo progettuale.
- PM, responsabile di progetto
- Core project team, gruppo ristretto e operativo sul progetto
- Project team, tutti i membri del team coinvolti sul progetto
- Stakeholder, tutte le persone che devi informare, coinvolgere e per le quali essere di supporto
- Cliente, end user di progetto project
- Sponsor (se presente), per finanziamento del progetto, sovente accorpabile alla figura del cliente
Il ruolo del PM e del team di progetto
Il Project Manager deve essere una sola persona, con autorità e responsabilità a pianificare, gestire il progetto e assicurare che tutte le best practice vengano sempre implementate. Il PM rappresenta il punto di contatto per il team di progetto, gli stakeholder e il cliente in grado di portare all’attenzione le dinamiche progettuali, lo stato avanzamento lavori, e spiegare soprattutto quando qualcosa sta andando male nel progetto. Ha il coraggio e l’autorità di chiedere qualsiasi cosa per raggiungere l’obiettivo e portare a compimento il progetto. I requisiti per svolgere l’attività di project manager sono vari e diversi. Conosciamoli qui di seguito:- Skill organizzative, il project manager deve possedere delle competenze di base organizzative, tra le più importanti quelle di tenere traccia delle attività attraverso una todo list, prioritizzare e riprioritizzare le attività programmate e prenderle in carico in ordine di importanza per il progetto.
- Skill di project management e di ambito, avere esperienze pregresse nella gestione di progetto, aver seguito training e aggiornamenti sulla materia generale e specifica, e nell’ambito o negli ambiti previsti a progetto. La conoscenza degli ambiti digitali previsti a progetto permette al project manager di portare avanti con facilità la gestione del team interno e degli stakeholder esterni, tra cui la relazione e comunicazione con gli end user (il cliente).
- Soft skills, infine, aver maturato delle soft-skill agevola la comunicazione, la negoziazione, la gestione del team e il senso di leadership richiesto nella gestione progettuale.
- Ascoltare attivamente
- Chiedere conferma della corretta comunicazione → ho capito bene? giusto per capire se siamo sulla stessa pagina.
- Comprendere velocemente le problematiche della comunicazione → la chat è veramente il luogo giusto? Quanta gente lavora nel progetto? Non si è intercambiabili.
- Forming
- Storming
- Norming
- Performing
(Fonte: PMBOK®)
Truckman identifica queste 4 fasi di sviluppo del team di progetto, sequenziali tra loro. Il team è costituito da persone con caratteristiche e peculiarità eterogenee in termini relazionali, caratteriali, di esperienze maturate nel campo, competenze tecniche e specialistiche e così via. Il ruolo del PM è quello di trasformare un insieme di persone in una vera e propria squadra in un lasso di tempo breve, favorendone l’interazione, la competenza cross team e l’incremento delle performance di gruppo. Si inizia con la fase di formazione (forming), in cui i membri del team di incontrano per la prima volta e con l’aiuto del PM, avviene la condivisione delle informazioni sui loro ambiti di provenienza, interessi, esperienze. In questa fase, si acquisiscono le prime informazioni del progetto, obiettivi, ruoli e responsabilità. Dopo il forming, si passa alla fase di conflitto (storming), in cui i membri iniziano a lavorare sulle attività di progetto e ovviamente è facile incorrere in una fase di storming, soprattutto se è un team di nuova costituzione. Il PM in questa fase deve far sentire la sua presenza e guidare il team alla risoluzione dei problemi emersi, incentivando un clima collaborativo. Superata la fase di storming, si arriva alla fase di coesione (norming), dove i membri iniziano a lavorare in maniera sinergica e più efficace al raggiungimento degli obiettivi di progetto.Il PM in questa fase controlla e interviene in maniera più contenuta all’interno del team lasciando al gruppo stesso l’assunzione di responsabilità, assicurandosi sempre che si stia lavorando in un clima collaborativo ed efficiente. Si giunge, infine, alla fase di prestazione (performing) dove l’obiettivo di team è quello di raggiungere il risultato finale di progetto. Il PM in questa fase può anche non entrare nella quotidianità del lavoro di squadra, nel vivo dei processi decisionali e di problem solving. Tuttavia, come summenzionato, il project manager è responsabile del progetto e leader del team e deve monitorare costantemente le loro performance.Il ciclo di vita di un progetto
Il ciclo di vita di un progetto è composto da cinque fasi principali per le quali il project manager e il team di lavoro cercano di raggiungere gli obiettivi che il progetto stesso si pone. Per ogni fase o attività del ciclo di vita, il project manager deve avere chiare le finalità di ogni fase di progetto: sulla base dei vincoli aziendali che spaziano dalla qualità alle tempistiche ed ai costi. Durante la fase di avvio, tra le varie attività di fondamentale importanza è l’identificazione dell’obiettivo del progetto, nella quale si definisce quale dovrà essere il risultato e i benefici che questo porterà al cliente. Dopo aver fatto delle analisi preliminari di fattibilità progettuale, viene costruito il team di progetto che prende forma in relazione alle competenze e ambiti previsti a progetto. Da qui, si può passare alla fase di preparazione o pianificazione. Si parte dall’obiettivo identificato in fase di avvio e lo si dettaglia pianificando gli step utili al suo raggiungimento. Viene creato un piano di progetto, identificati i singoli compiti e requisiti che servono al compimento e le tempistiche. Il project manager coordina anche la preparazione del budget di progetto e in base a questo ne stima l’efficienza progettuale. Dopodiché, il processo di pianificazione è completo. La fase di preparazione serve anche al team di progetto per identificare tutti gli stakeholder e stabilire un piano di comunicazione che esponga le informazioni necessarie per tenere informate tutte le parti interessate al progetto. L’esecuzione vera e propria del progetto, seguendo quanto definito durante la pianificazione, avviene in fase di svolgimento del lavoro. Durante questa fase, gli owner dei task di progetto svolgono i loro compiti e lo status delle attività viene costantemente monitorato in modo da permetterne eventuali correzioni e organizzati meeting cadenzati interni di aggiornamento e SAL esterne con gli stakeholder coinvolti. Il project manager, attraverso queste informazioni condivise, è responsabile del controllo sulla direzione del progetto consentendo di intraprendere azioni correttive se necessarie. Qualsiasi modifica al piano di progetto deve essere prontamente concordata e formalizzata con gli stakeholder di progetto. Un occhio di riguardo va al monitoraggio costante dell’efficienza progettuale, attraverso la quale si valuta l’operato del team di lavoro coinvolto rispetto al budget previsto a progetto. Il concetto di triple constraint, in questa fase progettuale, diventa sempre più acuto. C’è una fondamentale relazione tra obiettivo, tempo e costo. Il ruolo del project manager all’interno del team è proprio quello di mantenere sempre un equilibrio tra loro. Partire dallo Scope (obiettivo), in modo da rendere possibile una comprensione accurata del Tempo e del Costo. Cambiando uno dei tre, andrà a cambiare di conseguenza gli altri due, con la possibilità di aumentare i rischi di progetto. Se questi 3 punti sono in equilibrio non avremo particolari rischi di progetto.
(Fonte: Udemy)
La fase di chiusura vede la comunicazione del completamento del progetto a tutti i soggetti coinvolti, la consegna degli output di progetto e la presentazione dei risultati finali. Bisogna ricordarsi che non è solo importante chiudere un progetto con successo, ma anche riuscire a farlo nelle tempistiche e nelle modalità prefissate nel piano originario.Creare un project management plan
Siamo arrivati alla fine di questo articolo, in cui andremo a vedere come preparare un project management plan. Questo descrive gli elementi essenziali del progetto fornendo un quadro chiaro della sua struttura ed è costituito dal background, lo scope, lo schedule, il budget, eventuali rischi ed eventuali informazioni aggiuntive richieste. Il piano deve essere revisionato e approvato prima che inizi l’execution del progetto. Partendo dal background, nel project management plan vi saranno:- i bisogni, che includono i problemi o le opportunità per le quali il progetto è stato pensato;
- le informazioni del cliente, ovverosia l’organizzazione che sostiene il pagamento del progetto con una persona identificata come punto di contatto formale. Qualora vi fosse uno sponsor, il cliente sarebbe considerato l’end user che dovrà anch’esso essere esplicitato nel piano con un referente specifico;
- i business case, un’analisi che mostri i vantaggi del progetto rispetto ai costi previsti.
- l’obiettivo di progetto, il concetto più importante visto durante la lettura di questo articolo, che descrive il risultato finale e i benefit concordati con gli stakeholder durante la fase di avvio;
- i requisiti, tutto ciò che è necessario per raggiungere l'obiettivo;
- la soluzione, una descrizione della soluzione proposta con un grafico ove possibile;
- la struttura di suddivisione del lavoro, o WBS, in cui sono rappresentati tutti i deliverable che verranno forniti al cliente alla fine del progetto, più tutti quelli che saranno prodotti dal team di progetto e forniti l'un l'altro solo per portare a termine il progetto.
Il kick-off meeting
Finalizzato il project management plan, ci chiediamo dunque come avviare la fase di execution del progetto? I meeting preliminari sono quegli eventi da considerare mandatori in prima battuta. Di solito, permettono se impostati bene di efficientare a monte il progetto risparmiando giorni o settimane che potrebbero rallentarlo in corso d’opera. Quindi, si dovrebbero sempre organizzare anche quando pensiamo che tutti gli attori coinvolti sappiano già tutto. Esistono due tipi di meeting preliminare:- kick-off meeting interno, pianificato il primo giorno di execution del progetto, in cui viene coinvolto l’intero team di progetto, project manager, delivery director, business process director, figure di supervisione dei team specialistici, specialisti, eventuali fornitori. Vengono illustrati gli elementi essenziali del piano di progetto concentrandosi sulle necessità. Una presentazione del perimetro di progetto con gli obiettivi da traguardare, le WBS da impostare, un diagramma di Gantt con le milestone definite per ciascuna macro attività e le micro attività, non tralasciando eventuali rischi e problemi che si possono riscontrare durante le fasi progettuali.
- kick-off meeting esterno, il passo successivo da compiere dopo l’interno è quello è quello di riunire tutti gli stakeholder rilevanti tra cui il cliente, il team, i partner chiave e presentare il piano, le attività previste, i requisiti del progetto e sciogliere qualsiasi dubbio emerso in fase di meeting interno. Molti dei requisiti, infatti, possono essere forniti o corretti dal cliente stesso. Rivedere ogni requisito discusso secondo necessità e aggiungere eventuali chiarimenti richiesti, quindi distribuire i chiarimenti insieme ai requisiti in tutta la documentazione successiva.
La chiusura del progetto
Così come la fase iniziale del project management plan è fondamentale alla buona riuscita del progetto, lo scopo della chiusura è quello di concludere il progetto in modo organizzato e assicurarci che nulla venga dimenticato. Cioè, assicurarsi che tutte le attività siano complete, che tutto sia stato deliverato e che i contratti siano formalmente chiusi e che il cliente constati che il risultato del progetto sarà utile allo scopo e lo accetterà. L'output del progetto deve essere adatto allo scopo. Verrà, dunque, organizzato un meeting finale di presentazione dell’output, coinvolgendo il team interno di progetto e gli stakeholder esterni, tra cui il cliente. Il project manager è responsabile di guidare la fase di chiusura e di assicurarsi che vada bene, poiché tutto ciò che è stato fatto in precedenza nel progetto dipende dal fatto che questa fase venga gestita con successo.Alcuni tool di Projects da poter utilizzare
L’insieme dei processi necessari per gestire un progetto comprende numerosi step e attori da coinvolgere, documenti da condividere, scadenze da pianificare, effort da monitorare. Per aiutare il project manager nello svolgimento del proprio lavoro gli strumenti di project management permettono di razionalizzare e gestire un progetto e, soprattutto, automatizzare alcune attività minimizzando il rischio di errori. Esistono diversi software open source di libero utilizzo e piattaforme web a pagamento che integrano funzionalità con ambienti di collaborazione utilizzabili dal team di progetto. Tra questi, ve ne sono moltissimi: Insieme ai tool summenzionati, la suite di Zoho comprende un pacchetto di software integrati fra loro e che permettono di potenziare e sviluppare il lavoro del team. Zoho Projects consente di gestire dei progetti basati su cloud, di pianificare e monitorare il lavoro in modo efficiente e collaborare con tutti i membri del team, da remoto. Con Zoho Projects è possibile impostare il progetto con un sistema a piramide che parte dalle milestone di progetto, ai task list che rappresentano i work breakdown structure (WBS) summenzionati, agli specifici task da assegnare ai vari owner del team di progetto con scadenze rappresentate altresì sotto forma di diagramma di Gantt. Fonte: zoho.com/projects/
Articolo aggiornato il: 30 agosto 2023
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