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I dipartimenti delle risorse umane stanno cambiando visione del loro ruolo. Quello delle HR è sempre stato un settore molto specialistico, che gestisce adempimenti e si occupa del reclutamento, sempre affiancato dai responsabili dei singoli settori. Negli ultimi anni, tuttavia, il settore delle HR si sta decisamente trasformando in elemento di business delle aziende.
Oggi infatti è richiesto ai Manager HR uno sforzo ulteriore: si tratta di essere proattivi, di accompagnare lo sviluppo dell’azienda cogliendo le opportunità offerte dall’innovazione digitale. È sempre più necessario che anche nella gestione delle risorse umane vengano introdotti elementi innovativi, per essere al passo con la Digital Transformation dell’azienda e del settore di riferimento.
L’approccio alla digital innovation offre evidenti elementi di vantaggio rispetto alle funzioni svolte tradizionalmente nei reparti HR. Non si tratta solo di introdurre nuove forme di digitalizzazione rispetto alle piattaforme HR più tradizionali - in effetti la tecnologia ha già fornito agli operatori delle risorse umane strumenti che aiutano a ridurre le attività amministrative - ma di svolgere le funzioni tipiche di un reparto HR integrando nei processi le potenzialità del digitale.
In quali attività incide maggiormente la digital innovation?
Sono molteplici gli effetti del digital sui processi tipici della gestione HR. Ecco alcune funzioni che trarranno maggior beneficio:
Il reclutamento
È proprio il caso del Recruiting e delle nuove competenze da introdurre: invece di attendere che siano i Manager di altri settori a segnalare nuove esigenze, oggi la Direzione HR deve essere in grado di condurre un assessment delle competenze digitali e innovative presenti in azienda o da reclutare, per disegnare un piano di sviluppo coerente con le sfide dello sviluppo aziendale.
Reclutare nuove risorse è da sempre un processo lungo e complesso: fino a qualche anno fa, i recruiter cercavano i profili di nuovi dipendenti attraverso inserzioni e consultando le richieste di lavoro, oltre che nell’ambito del network di relazioni dell’azienda. Dopo aver raccolto i profili di decine o centinaia di candidati, si rendeva necessario un colloquio con ognuno di loro e la selezione si concludeva assumendo la persona più adatta al ruolo, con ampi margini di errore riguardo alla sua reale competenza, alla capacità di lavorare in team e a molte altre attitudini ritenute necessarie.
Ora è possibile individuare i candidati attraverso Linkedin o i portali che contengono i profili di migliaia di persone interessate a cambiare lavoro. Attualmente è possibile avvalersi dei social network e automatizzare il primo screening dei profili, attraverso piattaforme che verificano non solo le competenze, ma anche altri aspetti, come la attitudine al cambiamento e la passione per i temi dell’innovazione digitale.
Reclutare persone molto abili nel proprio lavoro ma prive di interesse verso l’evoluzione digitale delle loro attività è poco vantaggioso. La digitalizzazione delle funzioni e dei processi è un fenomeno che si evolve in ogni momento, pertanto le competenze e attitudini dei nuovi assunti, in tutte le posizioni, devono essere affiancate da un approccio interessato all’innovazione. Nelle aziende sono sempre più utilizzati strumenti per il lavoro in team, che integrano funzioni di comunicazione tra colleghi, di condivisione di documenti, svolgimento di riunioni e corsi di aggiornamento in forma digitale ed è quindi essenziale che ogni risorsa interna abbia le capacità di usufruire di tali strumenti, che velocizzano il lavoro.
Il rispetto degli adempimenti tipici di un reparto HR e l'innovazione digitale
Gli adempimenti tipici di un reparto HR, come l’elaborazione delle buste paga, e il rispetto delle norme fiscali, che subiscono spesso aggiornamenti, ne costituiscono l’attività prevalente. Si rende quindi necessario il continuo aggiornamento sugli aspetti normativi e l’archiviazione di documenti. La tendenza ad avvalersi dell’archiviazione in cloud sarà sempre più prevalente. Le piattaforme, i software e i programmi HR, precedentemente ospitati su server interni all’azienda, spesso situati in più siti, possono essere sostituiti da piattaforme di gestione del capitale umano (HCM) basate sul cloud che riuniscono tutte le informazioni e le analisi.
Queste soluzioni cloud offrono ai Manager l'accesso a informazioni fruibili in tempo reale e consentono ai dipendenti di accedere ai contenuti di cui hanno bisogno, inclusi strumenti di sviluppo e materiali di formazione, ogni volta che lo desiderano, su qualsiasi dispositivo e canale preferiscano. In quanto file digitali, i dati personali sono facili da cercare e organizzare e diventano accessibili con pochi clic. Anche nei casi in cui i dipartimenti delle risorse umane sono tenuti a conservare le informazioni sui dipendenti per un certo numero di anni, non è più necessario l’utilizzo di schedari e ampi magazzini per rendere tutto facilmente accessibile. In effetti, la necessità di qualsiasi tipo di storage è stata ridotta, se non addirittura eliminata completamente, attraverso l’adozione di sistemi in cloud. I moduli non devono più essere archiviati o conservati in duplice copia e anche i moduli relativi agli adempimenti fiscali sono facilmente accessibili online e vengono stampati secondo necessità. Dunque l’innovazione digitale ha apportato benefici in termini di tempo e spazio per l’archiviazione.
Non basta tuttavia cambiare lo storing dei dati, passando dal server fisico a quello virtuale: un’azienda è chiamata ad avere la giusta struttura organizzativa per gestire i vantaggi dell’archiviazione in cloud e una cultura diffusa tra i dipendenti, una visione chiara di ciò che si vuole ottenere e una strategia per raggiungere gli obiettivi, misurando i progressi, l'efficacia e il ROI. È necessario favorire la massima diffusione tra dipendenti e i Manager, preparandoli ad adottare il nuovo sistema e i relativi cambiamenti organizzativi che ne derivano.
I dati per il monitoraggio delle prestazioni
La gestione delle prestazioni dei dipendenti viene svolta da decenni dai reparti HR. I manager delle risorse umane hanno effettuato l’attività di verifica delle performance dei singoli dipendenti, monitorando le prestazioni, raccogliendo feedback dai supervisori e gestendo il processo di formazione dei dipendenti. Fino a oggi questa attività è stata svolta offline, nell’ambito di riunioni dispendiose in termini di tempo, elaborazione di documenti per la verifica delle prestazioni, rapporti e molto altro. Attualmente la tecnologia digitale è in grado di semplificare il processo ed eliminare molti passaggi inutili, attraverso un ciclo continuo di feedback. Per svolgere questa funzione esistono molte piattaforme progettate per valutare la qualità e quantità del lavoro svolto, sulla base di indicatori di prestazione (KPI).
Questi software possono essere utilizzati per aiutare i professionisti delle risorse umane ad analizzare la gestione delle prestazioni, individuare particolari aree in cui un dipendente - o un team - necessita di miglioramenti e offrire, ad esempio, una formazione aggiuntiva, se necessario. Con l'integrazione della tecnologia nell’aggiornamento delle risorse umane è possibile introdurre processi di formazione continua, anziché erogata una o due volte l’anno. Tale modalità di formazione si rivela più efficace per i dipendenti e migliora le prestazioni del team di cui fanno parte. La formazione continua può essere digitalizzata e condivisa con i dipendenti, i quali possono inviare feedback e contribuire a migliorarne i contenuti.
La trasparenza delle funzioni HR nei confronti dei dipendenti
Ai lavoratori interessa sapere come sono composte le loro retribuzioni, accedere alla loro posizione personale, agli eventuali benefit e alle informazioni senza le classiche trafile burocratiche tipiche del reparto HR. La possibilità di verificare le proprie buste paga online, ad esempio, costituisce una modalità semplice e comoda per lavoratore e datore di lavoro. Ma la tecnologia digitale non si ferma alle buste paga online: essa consente anche di analizzare il sentiment del dipendente verso l’azienda, attraverso l’analisi automatizzata delle conversazioni con gli altri dipendenti, effettuate sulla piattaforma online che propone funzioni di messaging.
L’evidenziazione di qualche disagio rispetto alla posizione occupata o alla retribuzione, problemi nella conduzione del lavoro in team e feedback verso il lavoro dei colleghi costituiscono informazioni che è possibile monitorare, nel rispetto della disciplina sulla privacy, per fidelizzare il lavoratore prima che si orienti verso altre offerte di lavoro.
Alcuni software predittivi possono offrire indicazioni preziose agli HR Manager, per gestire al meglio ogni singolo collaboratore, mettendolo nella condizione di essere soddisfatto del ruolo e della retribuzione, permettendogli di operare con entusiasmo, nell’interesse dell’azienda e del dipendente.
Lo scenario dei prossimi anni nello sviluppo delle tecnologie HRA
Il miglioramento delle prestazioni del reparto HR sarà dunque guidato dall’innovazione digitale. I dati guideranno le attività di reclutamento permettendo di analizzare i profili attraverso informazioni tratte dai profili, integrate dagli elementi tratti da big data come quelli proposti dai social network. Si potrà dunque conoscere di più sulla personalità e sulle attitudini del candidato, sia rispetto al tipo di lavoro proposto che agli interessi, raccogliendo anche dati sugli elementi del carattere.
Sarà infine possibile intervenire sul benessere dei dipendenti, prevenendo la loro uscita e migliorando le prestazioni sulla base del rapporto di fiducia con l’azienda. Infine sul piano degli adempimenti le nuove tecnologie consentiranno a chi si occupa della gestione in ambito HR di utilizzare al meglio il proprio tempo, dedicandosi ad attività di maggior valore per l'azienda.
Articolo aggiornato il: 30 agosto 2023
Scritto da
Talent Garden, Digital Skills Academy
